La sécurisation des données personnelles et professionnelles est plus que jamais au cœur des préoccupations des entreprises. Face à cette réalité, le coffre-fort numérique Nibelis émerge comme une solution innovante, répondant aux exigences de confidentialité, d’accessibilité et de conformité légale.

Destiné aussi bien aux directeurs des ressources humaines en quête d’efficacité, qu’aux salariés soucieux de la protection de leurs données, ce coffre fort RH se présente comme un allié de taille dans la gestion dématérialisée des documents RH. Cet article se propose de vous plonger au cœur de la solution Nibelis, en explorant ses fonctionnalités, son utilisation, sa tarification, et en le comparant aux autres offres du marché. Ainsi, que vous soyez DRH ou salarié, vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour comprendre l’intérêt de ce coffre-fort numérique et la manière dont il pourrait révolutionner la gestion de vos documents RH.

1. Qu’est-ce que Nibelis Coffre-Fort RH ?

Le coffre-fort numérique Nibelis représente une composante essentielle de la suite logicielle RH proposée par Nibelis, une entreprise française spécialisée dans la gestion de la paie et des ressources humaines en mode SaaS. Conçu pour répondre aux besoins de dématérialisation et de sécurisation des documents RH, ce coffre-fort électronique offre une solution fiable pour l’archivage et l’accès aux documents importants tels que les bulletins de paie, les contrats de travail et les attestations diverses.

Fonctionnant comme un espace de stockage personnel et sécurisé, le Coffre-Fort RH Nibelis permet à chaque salarié de consulter et de gérer ses documents RH à tout moment et en tout lieu, via une interface web ou mobile. Cette accessibilité est renforcée par une conformité stricte aux normes de sécurité informatique et aux réglementations en vigueur, notamment le RGPD, assurant ainsi la protection des données personnelles contre tout accès non autorisé.

L’intégration du coffre-fort dans l’écosystème RH de Nibelis se traduit par une automatisation des processus : dès qu’un document est généré, il est automatiquement versé dans le coffre-fort de l’employé concerné. Cette automatisation garantit non seulement un gain de temps considérable pour les services RH, mais aussi une réduction des erreurs liées à la gestion manuelle des documents.

En outre, la solution Nibelis Coffre Fort se distingue par sa capacité à s’adapter aux spécificités de chaque entreprise. Qu’il s’agisse de PME ou de grandes structures, la solution est modulable et peut être personnalisée pour répondre aux exigences particulières de gestion documentaire de chaque organisation.

2. Les principales fonctionnalités du coffre-fort Nibelis

Le coffre-fort numérique Nibelis est doté de plusieurs fonctionnalités avancées qui le distinguent sur le marché des solutions de gestion documentaire RH. Ces fonctionnalités sont conçues pour maximiser la sécurité, l’efficacité et la conformité des processus RH, tout en offrant une expérience utilisateur optimale. Voici une description détaillée de ces principales fonctionnalités :

• Sécurité et conformité : Au cœur des préoccupations de Nibelis se trouve la sécurité des données personnelles. Le coffre-fort numérique est conforme aux normes les plus strictes, y compris le RGPD, garantissant ainsi la protection des informations contre les accès non autorisés, les pertes ou les altérations. Les données sont cryptées tant au repos qu’en transit, et des audits réguliers sont effectués pour assurer le maintien des standards de sécurité.

• Accès universel et mobile : Nibelis permet un accès sécurisé aux documents stockés depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, y compris les smartphones et les tablettes. Cette fonctionnalité est essentielle pour les employés en déplacement ou travaillant à distance, leur permettant de consulter leurs documents RH à tout moment et en tout lieu.

• Automatisation de la distribution des documents : Le système automatise l’envoi des documents RH tels que les bulletins de paie et les contrats de travail directement dans le coffre-fort numérique de chaque employé. Cette automatisation réduit les délais de distribution et minimise les erreurs humaines, tout en assurant une traçabilité complète des documents distribués.

• Archivage à long terme : Le coffre-fort Nibelis offre des options d’archivage à long terme pour les documents RH, conformément aux exigences légales de conservation des documents. Les utilisateurs peuvent facilement récupérer des archives pour des audits ou des vérifications, ce qui simplifie grandement la gestion des anciens dossiers.

• Interface utilisateur intuitive : L’interface du coffre-fort Nibelis est conçue pour être intuitive et facile à utiliser, même pour les utilisateurs qui ne sont pas techniquement avertis. Les employés peuvent facilement naviguer dans leurs dossiers personnels, rechercher des documents spécifiques et gérer leurs informations personnelles sans assistance technique.

• Notifications et rappels : Le système envoie des notifications et des rappels automatiques aux employés lorsqu’un nouveau document est disponible ou qu’une action est requise de leur part. Cette fonctionnalité assure que les informations importantes ne sont jamais manquées et aide à maintenir l’engagement des employés avec leurs documents RH.

• Personnalisation et intégration : Nibelis offre des options de personnalisation pour que les entreprises puissent adapter le coffre-fort à leurs besoins spécifiques. De plus, il peut être intégré avec d’autres systèmes RH et logiciels de gestion utilisés par l’entreprise, créant ainsi un écosystème RH cohérent et interconnecté.

3. Comment se connecter à votre coffre-fort Nibelis ?

Accéder à votre coffre-fort Nibelis est un processus simple et sécurisé, conçu pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter et gérer leurs documents RH. Voici les étapes détaillées pour se connecter au coffre-fort numérique Nibelis, ainsi que les mesures de sécurité impliquées pour protéger vos données.

Étape 1 : Accéder au site de Nibelis

Pour commencer, rendez-vous sur votre compte Nibelis. Vous trouverez l’option de connexion au coffre-fort numérique généralement en haut de la page d’accueil ou dans le menu principal sous une section dédiée aux services ou à l’espace client.

Étape 2 : Saisie des identifiants

Une fois sur la page de connexion, vous devrez entrer vos identifiants de connexion, qui comprennent généralement un nom d’utilisateur et un mot de passe. Ces informations vous sont fournies par votre employeur lors de la mise en place de votre accès au coffre-fort numérique.

Étape 3 : Authentification sécurisée

Pour renforcer la sécurité, Nibelis utilise une authentification à deux facteurs (2FA). Après avoir saisi vos identifiants, vous recevrez un code par SMS ou via une application d’authentification sur votre téléphone mobile. Vous devrez entrer ce code sur le site pour compléter votre connexion. Cette étape supplémentaire assure que l’accès est sécurisé et protégé contre les tentatives non autorisées.

Étape 4 : Accès au coffre-fort

Une fois authentifié, vous accéderez directement à votre coffre-fort numérique. Vous pourrez y visualiser, télécharger et gérer tous vos documents RH stockés de manière sécurisée. L’interface utilisateur intuitive vous permet de naviguer facilement entre différents documents et de mettre à jour vos informations personnelles si nécessaire.

Mesures de sécurité

Nibelis prend la sécurité très au sérieux. En plus de l’authentification à deux facteurs, toutes les données sont cryptées, tant au repos qu’en transit, pour prévenir les accès non autorisés et les fuites de données. Des audits de sécurité réguliers sont également effectués pour garantir que toutes les mesures de protection sont à jour et efficaces.

4. Quel est le prix d’un abonnement à Nibelis coffre-fort ?

Le coût d’un abonnement au coffre-fort numérique Nibelis peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment la taille de l’entreprise, le nombre d’employés, et les fonctionnalités spécifiques requises. Nibelis propose une structure tarifaire flexible pour répondre aux besoins diversifiés de ses clients, allant des petites entreprises aux grandes corporations. Voici un aperçu de la manière dont les coûts sont généralement structurés :

Structure de base des coûts

Nibelis offre généralement ses services sous forme d’abonnement mensuel ou annuel. Le tarif peut être déterminé par le nombre total d’employés dans l’entreprise, avec des prix qui s’ajustent en fonction de l’échelle de l’entreprise. Cela permet aux petites entreprises de bénéficier de la sécurité et de la commodité du coffre-fort numérique à un coût adapté à leur taille.

Coûts par bulletin de paie

Une autre approche courante dans la tarification des services de coffre-fort numérique est le coût par bulletin de paie dématérialisé. Dans ce modèle, l’entreprise paie pour chaque bulletin de paie stocké dans le coffre-fort. Ce modèle est particulièrement avantageux pour les entreprises avec un grand nombre d’employés saisonniers ou à temps partiel, où le volume de bulletins de paie peut varier considérablement d’un mois à l’autre.

Options et fonctionnalités supplémentaires

Nibelis propose également des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent être ajoutées à l’abonnement de base. Ces options peuvent inclure des services avancés de sécurité des données, des fonctionnalités d’audit et de conformité supplémentaires, ou des intégrations personnalisées avec d’autres systèmes RH ou financiers. Chaque fonctionnalité additionnelle peut influencer le coût final de l’abonnement.

Consultation et devis personnalisé

Étant donné la variabilité des besoins et des configurations, Nibelis recommande souvent une consultation directe pour fournir un devis personnalisé. Cela permet à l’entreprise de comprendre précisément les besoins du client et de proposer une solution sur mesure qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

5. Avantages par rapport aux autres solutions de stockage sécurisé pour document RH

Le coffre-fort numérique Nibelis se distingue sur le marché des solutions de stockage sécurisé pour documents RH par plusieurs avantages concurrentiels en termes de coût, de fonctionnalités et de sécurité. Voici une comparaison avec d’autres solutions disponibles :

Coût

Nibelis offre une structure tarifaire flexible qui s’adapte à la taille et aux besoins spécifiques de chaque entreprise, ce qui peut représenter un avantage financier significatif, surtout pour les PME et les entreprises avec des effectifs fluctuants. Contrairement à certaines solutions qui peuvent avoir des coûts fixes élevés ou des frais cachés, Nibelis mise sur la transparence et la personnalisation de ses offres, permettant ainsi aux entreprises de ne payer que pour ce dont elles ont réellement besoin.

Fonctionnalités

En termes de fonctionnalités, le coffre-fort Nibelis se démarque par son intégration complète dans une suite RH complète, offrant non seulement le stockage sécurisé des documents mais aussi leur distribution automatique et leur gestion. Alors que certaines solutions se concentrent uniquement sur l’aspect stockage, Nibelis fournit une plateforme tout-en-un qui facilite la gestion des documents RH à chaque étape, de la création à l’archivage, en passant par la distribution et l’accès sécurisé par les employés.

Sécurité

La sécurité est un domaine où Nibelis excelle particulièrement. En plus de respecter les normes de sécurité les plus strictes, telles que le RGPD, Nibelis utilise des protocoles de cryptage avancés et une authentification à deux facteurs pour garantir que les données des employés sont protégées contre toute intrusion ou perte. Tandis que d’autres solutions peuvent offrir des niveaux de sécurité variables, Nibelis s’engage à fournir une sécurité de pointe, ce qui est essentiel pour les documents RH qui contiennent des informations sensibles.

7. Les alternatives à Nibelis

Arkevia, n’est, bien entendu, pas  le seul coffre fort digital spécifiquement destinés aux documents RH.

Parmi les autres solutions connues, on trouve notamment :

• MyPeopleDoc
• Arkevia
• Silae
• Nibelis
• Payfit
• Coffreo
• Eurecia
• Numéria

Conclusion

Le coffre-fort numérique Nibelis offre une combinaison attrayante de coût, de fonctionnalités et de sécurité qui le positionne favorablement par rapport à d’autres solutions de stockage sécurisé pour documents RH sur le marché. Sa flexibilité tarifaire, son intégration dans une suite RH complète et son engagement envers la sécurité en font un choix judicieux pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion documentaire tout en assurant la protection des données de leurs employés.