ARKEVIA

Arkevia est un coffre-fort RH numérique pour la gestion des bulletins de paie électroniques et d’autres documents RH essentiels.

Qu’est-ce qu’ARKEVIA ?

Arkevia représente une solution innovante dans le paysage des ressources humaines, incarnant le concept de coffre-fort numérique RH. Ce service, conçu pour répondre aux besoins croissants de digitalisation et de sécurisation des documents RH, offre un espace de stockage virtuel hautement sécurisé. Il permet aux employeurs de déposer et aux employés de recevoir, conserver, et gérer leurs documents RH tels que les bulletins de paie, les contrats de travail, et les certifications de formation, dans un environnement numérique sécurisé et accessible à tout moment.

Présentation du coffre-fort numérique RH ARKEVIA

Le coffre-fort numérique RH Arkevia se distingue par sa capacité à offrir un accès exclusif et confidentiel aux documents importants, garantissant ainsi leur intégrité grâce à une technologie zéro papier.

Conforme à la réglementation en matière d’archivage et de gestion des données personnelles, notamment le RGPD, Arkevia assure la conservation des documents pour une durée de 50 ans, indépendamment de la situation professionnelle de l’individu.

Cette solution est accessible 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel endroit via une simple connexion Internet, offrant ainsi une flexibilité et une accessibilité sans précédent aux utilisateurs.

Historique et évolution 

Depuis sa création, Arkevia s’est imposée comme une réponse aux défis de la digitalisation des processus RH. L’évolution d’Arkevia dans le secteur des solutions RH a été marquée par une adaptation constante aux besoins des entreprises et des salariés, ainsi qu’aux changements réglementaires. En offrant un espace de stockage complémentaire gratuit pour les documents personnels des employés, Arkevia a su élargir son offre pour devenir un outil central dans la gestion des documents RH.

L’adoption croissante du coffre-fort numérique RH par les entreprises témoigne de sa valeur ajoutée en termes de simplification des processus, d’économies de temps et de coûts, et d’amélioration de l’efficacité. Arkevia a su évoluer pour répondre aux attentes d’un marché en constante mutation, marqué par une accélération de la digitalisation et par une prise de conscience accrue de l’importance de la sécurité des données personnelles.

Arkevia : interface utilisateur et principales fonctionnalités

L’interface d’Arkevia est conçue pour être intuitive et facile à utiliser, permettant aux utilisateurs d’accéder rapidement à leurs documents importants. Dès la connexion, l’utilisateur est accueilli par un tableau de bord clair, où les documents sont organisés de manière logique dans des répertoires. Par défaut, chaque utilisateur dispose d’un répertoire parent “Mes documents”, contenant un répertoire enfant “Boîte de réception” pour les bulletins de paie.

Les principales fonctionnalités offertes par Arkevia

– Inscription et connexion

Permet aux utilisateurs de créer leur compte et d’accéder à leur espace personnel sécurisé.

– Réception des bulletins de paie

Les bulletins de paie électroniques déposés par l’employeur sont automatiquement stockés dans le coffre-fort.

– Gestion des documents

Les utilisateurs peuvent créer de nouveaux répertoires, déposer des documents personnels, classer, renommer ou supprimer des documents.

– Partage de documents

Arkevia permet de partager des documents ou des répertoires entiers avec des tiers, en créant des répertoires partagés.

– Exportation des documents

Les utilisateurs peuvent exporter les documents stockés dans leur coffre-fort, facilitant ainsi la sauvegarde ou le transfert de données.

 Processus d’inscription et de connexion

Pour activer leur coffre-fort Arkevia, les utilisateurs doivent d’abord s’inscrire sur la plateforme. L’inscription s’effectue en quelques étapes simples :

1. Accéder à www.myarkevia.com via un navigateur Internet et cliquer sur “JE M’INSCRIS”.
2. Saisir le matricule et le code secret fournis par le service RH de l’employeur.
3. Accepter la convention de mise à disposition du bulletin de paie électronique et les conditions générales d’utilisation d’Arkevia.
4. Renseigner les informations de profil et définir un mot de passe sécurisé.
5. Valider l’inscription, ce qui redirige automatiquement vers la page de connexion.

Une fois inscrits, les utilisateurs peuvent se connecter à leur coffre-fort en saisissant leur adresse email et leur mot de passe sur la page de connexion d’Arkevia.

 Réception et gestion des bulletins de paie et autres documents RH

Les bulletins de paie électroniques sont automatiquement déposés par l’employeur dans le coffre-fort de l’employé, dans le répertoire “Boîte de réception”. Les utilisateurs peuvent également recevoir des bulletins de paie d’autres employeurs en ajoutant ces derniers via l’onglet “Gestion de mes bulletins de paie” dans leur compte.

Pour une gestion efficace des documents, Arkevia offre plusieurs outils

– Création de nouveaux répertoires

Les utilisateurs peuvent organiser leurs documents en créant des répertoires personnalisés.

– Dépôt de documents personnels

Outre les bulletins de paie, les utilisateurs peuvent importer des documents personnels importants dans leur coffre-fort.

– Classer et renommer des documents

Les documents peuvent être déplacés entre répertoires, renommés ou supprimés pour une meilleure organisation.

Arkevia se distingue dans l’univers des coffres-forts numériques par ses caractéristiques uniques, sa conformité rigoureuse avec les réglementations en vigueur, et son engagement envers la sécurité et la confidentialité des données stockées. Ce chapitre explore en détail ces aspects qui font d’Arkevia une solution de choix pour la gestion des documents RH.

Caractéristiques uniques d’Arkevia

Arkevia offre plusieurs fonctionnalités qui le distinguent des autres solutions de coffre-fort numérique disponibles sur le marché. Premièrement, Arkevia permet non seulement de recevoir et de conserver les bulletins de paie déposés par l’employeur dans un espace hautement sécurisé, mais offre également un espace de stockage complémentaire gratuit pour classer et conserver des documents personnels importants tels que des pièces d’identité ou des diplômes. Cette dualité de fonction offre une valeur ajoutée significative pour les utilisateurs, leur permettant de centraliser en un seul lieu sécurisé à la fois leurs documents professionnels et personnels.

De plus, Arkevia est accessible à tout moment et depuis n’importe quel endroit à l’aide d’une simple connexion Internet, offrant ainsi une flexibilité et une accessibilité maximales. La plateforme garantit l’inaltérabilité des documents importants grâce à une technologie zéro papier, assurant ainsi l’intégrité et la pérennité des informations stockées.

Conformité avec la RGPE et les réglementations en vigueur

Arkevia accorde une importance primordiale à la conformité avec les réglementations en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette conformité garantit que les pratiques de gestion des données personnelles et professionnelles au sein d’Arkevia respectent les normes les plus élevées en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données. La plateforme assure la conservation des documents pour une durée de 50 ans, conformément à la loi en matière d’archivage, ce qui témoigne de son engagement à respecter les obligations légales et réglementaires.

Sécurité et confidentialité des données stockées

La sécurité et la confidentialité des données stockées constituent une priorité absolue pour Arkevia. La plateforme offre un accès exclusif, confidentiel et hautement sécurisé aux documents importants, protégeant ainsi les informations sensibles contre les accès non autorisés. Les mesures de sécurité mises en place incluent des protocoles de cryptage avancés, des processus d’authentification robustes, et des politiques strictes de gestion des accès. De plus, Arkevia permet aux utilisateurs de désigner un contact de confiance qui pourra récupérer le contenu du coffre-fort en cas d’incapacité de l’utilisateur, offrant ainsi une couche supplémentaire de sécurité et de prévoyance.

Bonnes pratiques et conseils

La plateforme Arkevia, en tant que coffre-fort électronique pour la gestion des bulletins de paie et des documents personnels, met un point d’honneur sur la sécurité et l’intégrité des données. Pour garantir une utilisation optimale et sécurisée de cette solution, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques et recommandations.

Conseils pour maintenir la sécurité et l’intégrité des données sur Arkevia

1. Gestion rigoureuse des mots de passe: assurez-vous de créer un mot de passe fort lors de votre inscription et de le modifier régulièrement, conformément aux recommandations de sécurité d’Arkevia. Évitez d’utiliser des mots de passe simples ou réutilisés d’autres comptes.

2. Sécurité des dispositifs d’accès: accédez à votre coffre-fort Arkevia uniquement à partir d’appareils sécurisés et protégés par des logiciels antivirus à jour. Évitez l’utilisation de réseaux Wi-Fi publics non sécurisés pour accéder à votre compte.

3. Activation des notifications: activez la réception d’une notification à chaque dépôt de document par votre employeur. Cela vous permet de rester informé de toute activité dans votre coffre-fort et de détecter rapidement toute action non autorisée.

4. Désignation d’un contact de confiance: en cas d’incapacité d’accéder à votre compte, désigner un contact de confiance peut s’avérer crucial pour la récupération de vos documents importants. Assurez-vous de choisir une personne de confiance et de mettre à jour ses informations si nécessaire.

Recommandations pour une utilisation optimale de la plateforme

1. Organisation des documents: utilisez la fonctionnalité de création de nouveaux répertoires pour organiser vos documents de manière logique. Cela facilite la recherche et l’accès à vos documents lorsque vous en avez besoin.

2. Utilisation des filtres: pour une navigation plus efficace dans votre coffre-fort, utilisez les filtres disponibles pour afficher uniquement les documents correspondant à des critères spécifiques. Cela est particulièrement utile lorsque votre coffre-fort contient un grand nombre de documents.

3. Partage sécurisé des documents: lorsque vous partagez des documents avec des tiers, utilisez la fonctionnalité de partage sécurisé d’Arkevia. Assurez-vous de définir une date d’expiration pour le partage et de ne partager que les documents nécessaires.

4. Exportation régulière des documents: bien que vos documents soient conservés sur Arkevia pendant 50 ans, il est conseillé d’exporter régulièrement une copie de vos documents importants pour une sauvegarde externe.

5. Mise à jour des informations personnelles: gardez vos informations personnelles, notamment votre adresse email, à jour dans votre compte Arkevia. Cela garantit que vous recevez toutes les notifications importantes et maintient l’accès à votre compte.

En suivant ces bonnes pratiques et recommandations, les utilisateurs d’Arkevia peuvent maximiser la sécurité et l’efficacité de la gestion de leurs documents RH et personnels, tout en profitant pleinement des avantages offerts par cette plateforme numérique sécurisée.

Les alternatives à Arkevia

Arkevia, n’est, bien entendu, pas  le seul coffre fort digital spécifiquement destinés aux documents RH.

Parmi les autres solutions connues, on trouve notamment :

• Mypeopledoc
• Silae
• Nibelis
• Payfit
• Coffreo
• Eurecia
• Numéria

Que faire si vous avez perdu vos identifiants ARKEVIA ?

Vous avez perdu votre mot de passe pour accéder à votre compte Arkevia et vous n’avez plus accès à vos fiches de paie ?

Pire… vous ne savez même plus quel est votre adresse mail de connexion ?

PAS DE PANIQUE !

Voici la procédure à suivre :

1. Rendez vous sur la page de connexion de votre coffre fort Arkévia  : https://www.myarkevia.com/arkevia/portal/home.htm?domain=arkevia#login

2. Puis cliquez sur “Contact” (voir saise d’écran ci-dessous) :

FAQ

J’ai perdu mon identifiant ou mon mot de passe Arkevia. Que dois-je faire ?

Si vous oubliez votre mot de passe, cliquez sur “Mot de passe oublié ?” depuis la page de connexion et suivez les instructions pour le réinitialiser. Assurez-vous que l’adresse email saisie correspond à celle utilisée lors de votre inscription.

J’ai changé d’employeur, comment puis-je recevoir mes bulletins de paie sur Arkevia ?

Si votre nouvel employeur utilise également Arkevia, vous pouvez ajouter les bulletins de paie de ce nouvel employeur en accédant à la section “Gestion de mes bulletins de paie” de votre compte et en suivant les instructions pour ajouter un nouvel employeur.

Je rencontre des problèmes techniques avec mon coffre-fort. Que dois-je faire ?

En cas de problèmes techniques, contactez le support d’Arkevia à l’adresse email fournie : contact@arkevia.com. Ils vous apporteront une assistance dans les meilleurs délais.

Puis-je accéder à mon coffre-fort Arkevia après avoir quitté mon employeur ?

Oui, vous conservez l’accès à votre coffre-fort Arkevia et à tous vos documents, y compris les bulletins de paie, indépendamment de votre situation professionnelle. Les documents sont conservés pendant 50 ans ou jusqu’à ce que vous atteigniez l’âge de 75 ans.

Comment désactiver mon compte Arkevia ?

Pour désactiver votre compte, accédez à la section “Désactivation du compte” dans les paramètres de votre compte. Notez que si vous avez une inscription active au bulletin de paie électronique auprès de votre employeur, vous devez vous désinscrire auprès de votre service RH avant de désactiver votre compte.