1,5 milliard d’euros. C’est le montant des redressements notifiés par l’Urssaf en 2025 au titre du travail dissimulé, un record que l’organisme a lui-même qualifié d’historique dans son bilan publié le 20 février 2026. Derrière ce chiffre, 7 665 actions de contrôle ciblées, dont près de 4 900 chez des employeurs, et un taux de redressement de 84,5 %. En clair : quand l’inspecteur se déplace, il repart rarement les mains vides. Pour un service RH, la question n’est plus de savoir si le contrôle viendra, mais ce qu’il trouvera dans les armoires.
Trente jours pour sortir trois ans de pièces
La procédure commence par une lettre. L’avis de contrôle, que l’Urssaf adresse au moins trente jours avant la première visite depuis le décret du 12 avril 2023 (sauf lorsqu’elle recherche un travail dissimulé, auquel cas elle ne prévient pas), précise la liste des documents à tenir prêts. La période vérifiée porte, en principe, sur les trois années qui précèdent l’envoi de cet avis (les textes prévoient des cas d’extension), ce qui suppose de retrouver des bulletins de paie, des contrats, des avenants, des justificatifs d’exonération et des décomptes d’heures qui dorment parfois chez un ancien expert-comptable ou dans le disque dur d’un gestionnaire parti depuis deux ans. Trente jours passent vite.
Logiciel GED ou simple arborescence partagée, la différence ne se voit pas tant que personne ne réclame rien. Elle se voit le matin où il faut produire, pour un salarié précis, l’ensemble de ses documents contractuels sur une période donnée, dans un ordre lisible et avec la preuve qu’ils n’ont pas été modifiés après coup. Un Logiciel GED conçu pour ce type de demande restitue le dossier complet en une recherche ; un serveur de fichiers oblige à reconstituer l’histoire à la main, pièce par pièce, avec les trous que cela suppose.
Reste que l’outil ne fait pas tout. La remarque revient souvent, en off, chez les gestionnaires de paie qui ont vécu un contrôle : tout avait été numérisé, mais personne n’avait décidé qui classait quoi, et une partie des avenants manquait à l’appel le jour où l’agent les a demandés. La dématérialisation sans règle de nommage ni circuit de validation ne produit qu’un désordre plus rapide.
Ce que l’agent réclame, et ce que le classeur ne retrouve plus
Le Code du travail fixe des durées de conservation différentes selon les pièces, et c’est précisément cette hétérogénéité qui piège les services RH organisés par année plutôt que par document. Le double d’un bulletin de paie se garde cinq ans. Le même bulletin, remis sous forme électronique, doit rester accessible au salarié pendant cinquante ans, ou jusqu’à six ans après l’âge légal de la retraite, selon la durée la plus longue. Un registre unique du personnel se conserve cinq ans après le départ du dernier salarié inscrit. Les documents servant au décompte de la durée du travail que vise l’article D.3171-16, eux, ne s’imposent qu’un an.
| Document | Durée de conservation | Référence |
|---|---|---|
| Double du bulletin de paie (employeur) | 5 ans | Code du travail, art. L.3243-4 |
| Bulletin de paie électronique (accès du salarié) | 50 ans, ou âge légal de la retraite + 6 ans (la plus longue des deux) | Code du travail, art. D.3243-8 |
| Registre unique du personnel | 5 ans après le départ du dernier salarié inscrit | Code du travail, art. R.1221-26 |
| Documents de décompte de la durée du travail (visés par l’article) | 1 an | Code du travail, art. D.3171-16 |
Ces délais sont des durées de conservation, pas des consignes de purge, et ils ne disent pas tout : à côté des durées fixées par les textes, d’autres relèvent de la finalité du traitement et des délais de prescription. La CNIL, dans le référentiel consacré aux durées de conservation en gestion des ressources humaines qu’elle a mis en ligne le 2 avril 2026, rappelle que l’employeur doit aussi savoir effacer : garder sans raison un dossier disciplinaire clos des années après le départ du salarié peut exposer autant qu’avoir perdu un contrat. En pratique, un outil qui applique une durée par type de document, et qui l’applique seul, règle les deux problèmes à la fois.
Un logiciel GED ne vaut que par ce qu’il sait prouver
Ce qui intéresse un agent de contrôle, ce n’est pas l’existence d’un document, c’est sa date certaine et son intégrité. Un avenant retrouvé la veille de la visite, sans horodatage ni trace de signature, pèse peu. Un logiciel GED digne de ce nom peut journaliser chaque dépôt, chaque consultation et chaque modification ; correctement paramétrée, cette piste d’audit complète utilement la pièce, parce qu’elle raconte quand et par qui le dossier a été constitué. Elle ne remplace pas le document, elle le rend plus difficile à contester.
La sanction du désordre a un prix connu. L’article L.243-12-1 du Code de la sécurité sociale qualifie d’obstacle à contrôle le fait de ne pas mettre à disposition les documents nécessaires, ou de les présenter sous une forme inexploitable, et prévoit une pénalité de 7 500 euros par salarié, dans la limite de 750 000 euros par employeur. Le texte ne subordonne pas cette pénalité à la preuve d’une intention frauduleuse (la nuance est de taille). Une entreprise qui a simplement égaré ses pièces peut donc se voir opposer le même barème que celle qui les cache, dès lors que l’obstacle est caractérisé.
Le salarié aussi a des comptes à demander
L’envers du décor, c’est que l’archivage RH ne sert pas qu’à répondre à l’administration. Un salarié qui quitte l’entreprise a le droit d’accéder aux données personnelles que contient son dossier et de faire rectifier celles qui sont inexactes, dans les limites que fixe le RGPD, et, si ses bulletins lui ont été remis sous forme électronique, d’y accéder pendant des décennies. Ce droit s’exerce de plus en plus souvent au moment d’un litige prud’homal, quand l’employeur a le plus de mal à répondre vite. Le même outil qui rassure l’inspecteur doit pouvoir rendre à un ancien collaborateur, en quelques minutes, ce qui lui appartient.
Avant de retenir une solution, quatre questions valent la peine d’être posées à l’éditeur, de préférence sur un échantillon de vos propres dossiers plutôt que sur sa démonstration :
- La durée de conservation est-elle attachée au type de document, avec une purge automatique et tracée, ou repose-t-elle sur la mémoire d’un gestionnaire ?
- Le journal des accès est-il exportable dans un format lisible par un tiers, agent de contrôle ou avocat ?
- Un salarié peut-il obtenir son dossier sans qu’un administrateur ait à le reconstituer à la main ?
- Que reste-t-il des données si le contrat avec l’éditeur s’arrête, sous quel format et dans quel délai ?
Au fond, le contrôle ne fait que révéler une organisation qui existait déjà, ou qui n’existait pas. Les entreprises redressées en 2025 n’ont pas toutes fraudé : une partie d’entre elles n’a simplement pas su démontrer ce qu’elle avait fait correctement. La question qui se pose à une direction des ressources humaines n’est donc pas de savoir combien coûte un outil d’archivage, mais combien de ses décisions passées elle serait capable de prouver demain matin, si on le lui demandait.
Sources : Urssaf, bilan 2025 de la lutte contre le travail dissimulé (février 2026) · Code de la sécurité sociale, art. L.243-12-1 et R.243-59 · Code du travail, art. L.3243-4, D.3243-8, R.1221-26 et D.3171-16 · CNIL, référentiel relatif aux durées de conservation en gestion des ressources humaines (avril 2026).