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Les documents RH sont le moteur silencieux qui fait tourner une organisation. Contrats de travail, entretiens d’évaluation ou multiples demandes quotidiennes, leur gestion peut devenir chronophage. Mais l’intégration de l’IA générative dans les logiciels RH change complètement la donne. Explications.

L’optimisation de la gestion documentaire RH, une préoccupation majeure

« L’ensemble des processus RH sont concernés par l’importance et la diversité des documents à traiter » : c’est ce qui ressort de l’étude « Digitalisation des processus RH, la voie vers l’automatisation » publiée par Exaegis Markess en 2024. Produire les documents RH de manière plus rapide et plus efficace afin de faciliter le travail des gestionnaires de documents représente aujourd’hui une priorité stratégique. Toujours d’après cette même étude, 41 % des organisations envisagent d’ailleurs d’investir dans l’IA pour automatiser leurs processus documentaires et métiers.

Faire intervenir à l’IA à chaque étape de production de documents

Par sa capacité à extraire et à organiser des informations, l’IA générative est aujourd’hui en mesure d’intervenir et d’optimiser chaque étape de production de documents : rédaction de documents, relecture, synthèse de documents, saisie de données, contrôle de la conformité de documents, etc.

Et les possibilités d’application de l’IA dans les processus documentaires sont nombreuses, selon SIGMA-RH, qui intègre désormais l’IA générative dans son SIRH.

  • Générer des descriptifs de fiches de postes
  • Produire des résumés d’entretien de recrutement (à partir de notes ou de la retranscription d’une vidéo)
  • Proposer des modèles de contrats
  • Générer un résumé d’un dossier d’accident de travail
  • Rédiger des rapports contenant des préconisations
  • Traduire des documents en différentes langues
  • Etc.

Bien implémentée et correctement utilisée, l’intelligence artificielle s’apprête donc à transformer les processus RH, en les rendant à la fois plus rapides et plus efficaces, mais aussi plus fiables.

Améliorer la conformité des documents RH

La complexité des législations et les risques en cas de non-conformité nécessitent de fiabiliser les processus et de limiter au maximum les risques inhérents à la production de documents RH. Toujours d’après la firme Exaegis Markess, 36 % des organisations estiment que l’IA générative pourrait être utilisée pour contrôler la conformité des documents RH.

Une fois connectée à des sources de données pertinentes (législation spécifique, politique interne de l’entreprise, etc.), l’IA est en mesure de vérifier si les documents produits sont bien conformes d’un point de vue juridique ou de soulever des erreurs qu’un humain devra ensuite corriger.

Faciliter les recherches dans les bases documentaires

L’IA renouvelle également la manière dont les services RH peuvent utiliser les données à leur disposition. Elle peut par exemple attribuer des noms pertinents aux documents et y associer des tags afin de faciliter la recherche au sein d’une base documentaire.

Alors que les recherches au sein des bases documentaires fonctionnaient traditionnellement par mot-clé, l’IA permet désormais d’être beaucoup plus efficace. Sur la base d’une question en langage naturel, l’IA peut sortir directement le paragraphe concerné. Auparavant, elle aurait plutôt affiché une liste de pages contenant le mot-clé en question ou obligé l’utilisateur à faire une requête spécifique.

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