Si vous êtes un DRH débordé (mais n’est-ce pas un pléonasme ?), vous avez probablement déjà envisagé d’externaliser une partie de vos missions. Peut-être avez-vous même déjà fait appel à un prestataire RH externe.
Qu’il s’agisse de gagner du temps ou de bénéficier de compétences spécifiques pour mettre en place un nouvel outil ou process, les raisons d’externaliser certains aspects de vos missions sont nombreuses.
Dans quel cas est-il pertinent de déléguer une mission ? Quelles sont les fonctions les plus fréquemment externalisées ? Comment choisir le bon prestataire ? Autant de questions auxquelles nous tentons de répondre aujourd’hui.
Qu’est-ce que l’outsourcing RH ?
Au cas où… Commençons par définir le concept.
L’externalisation des ressources humaines (on parle souvent aussi « d’outsourcing RH », parce qu’ne France, on aime bien les anglicismes) consiste à confier tout ou partie de la gestion des fonctions RH à un prestataire externe, tel que celui-ci. Il peut s’agir de tâches aussi diverses que la gestion de la paie, le recrutement ou encore l’administration du personnel… mais nous y reviendrons plus tard.
L’objectif ? Libérer du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en s’assurant que certaines missions, souvent chronophages ou complexes, soient prises en charge par des experts. Vos équipes gagnent en efficacité, sans pour autant compromettre la qualité ou la conformité de votre gestion RH.
Mais attention, il ne s’agit pas de déléguer à l’aveugle ! L’externalisation RH nécessite une réflexion stratégique et doit répondre à des besoins précis. Par exemple, vous pouvez choisir d’externaliser temporairement une mission pour faire face à un pic d’activité, ou de manière permanente pour alléger la charge de travail des équipes internes.
Les missions RH les plus souvent externalisées
Quelles sont les missions que vous pouvez envisager de confier à un prestataire externe ? La réponse est simple : presque toutes (on a dit « presque » !). Voici quelques exemples.
1. Gestion de la paie et administration du personnel
La gestion de la paie, en raison de son aspect technique (utilisation de solutions logicielles souvent complexes, respect des contraintes fiscales et sociales…), reste la fonction RH la plus couramment externalisée.
Cela inclut souvent la gestion des temps et activités (GTA), qui couvre les absences, les congés et la planification des plannings.
L’externalisation de la paie vous permet de vous assurer d’une gestion conforme et efficace, de réduire les risques d’erreurs tout en évitant d’avoir à investir dans une solution logicielle et à recruter ou former du personnel dédié.
De nombreux cabinets spécialisés, peuvent prendre en charge l’ensemble ou une partie des tâches opérationnelles, de la collecte des éléments de paie à l’édition des bulletins, et assure la gestion des déclarations sociales
2. Recrutement & management de transition
Le recrutement est un des aspects les plus fréquemment externalisés.
Cabinets de recrutement, agences d’interim, cabinets de management de transition, chasseurs de tête indépendants, … autant de prestataires en capacité de vous accompagner dans le cadre d’une campagne de recrutement de grande ampleur ou pour partir à la recherche de talents au profil trop rares sur votre marché.
Au-delà de la recherche (diffusion d’offres sur les jobboards, approche directe, approche mixte…) leurs prestations peuvent intégrer l’assessment / l’évaluation des compétences, les tests psychométriques et même l’accompagnement à l’onboarding.
3. Développement des compétences
Le développement des compétences, qu’il s’agisse de compétences techniques (hard skills) ou comportementales (soft skills), est également une prestation souvent externalisée.
Les prestataires peuvent évaluer les besoins, concevoir et mettre en œuvre des programmes de formation, ou gérer les plans de développement de carrière. De plus, des missions plus stratégiques comme la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GEPP) sont souvent confiées à des experts, qui apportent leur méthodologie pour anticiper les besoins en compétences à moyen et long terme
4. Gestion de la conformité RH et droit social
Autre aspect RH qui peut mériter de faire appel à un expert : la gestion de la conformité RH, le droit social et les relations sociales. Si vous ne disposez pas des ressources en interne, cette externalisation est peut s’avérer cruciale pour s’assurer que toutes les obligations sociales sont respectées et éviter les sanctions.
Les prestataires spécialisés en droit social apportent un soutien dans plusieurs domaines :
- Veille juridique : le droit social évolue constamment et nécessite une mise à jour régulière des pratiques en entreprise. Les prestataires assurent une veille juridique continue pour garantir la conformité avec les lois en vigueur et les jurisprudences.
- Obligations sociales : qu’il s’agisse de la rédaction ou de la mise à jour de documents tels que le règlement intérieur ou les documents obligatoires pour l’inspection du travail, les prestataires s’occupent de veiller à ce que l’entreprise soit en règle. Ils peuvent également accompagner dans la mise en place du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).
- Gestion des relations sociales : l’externalisation des relations avec les représentants du personnel, comme le Comité Social et Économique (CSE), est également courante. Les prestataires aident à préparer les réunions, à rédiger les ordres du jour et à participer aux négociations avec les partenaires sociaux. Cela inclut également la gestion des plans de sauvegarde de l’emploi (PSE) ou la gestion des conflits collectifs.
5. Qualité de vie au travail
La qualité de vie au travail (QVT) devient un axe stratégique pour de nombreuses entreprises, notamment en raison de son impact sur la marque employeur.
Des prestataires spécialisés peuvent vous accompagner à travers des audits ou des missions d’accompagnement long terme, pour améliorer le bien-être de vos collaborateurs, ou encore mettre en place des politiques favorisant un environnement de travail sain.
Ce type de prestation peut être stratégique dans un contexte de transformation des modes de travail (télétravail, flexibilité)
6. Marque employeur et communication RH
Gérer et développer une marque employeur forte est devenu un enjeu crucial en particulier pour les entreprises qui interviennent sur un marché du recrutement très tendu. Aussi, de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser cette mission stratégique à des prestataires spécialisés en communication RH.
Ces prestataires accompagnent les entreprises dans la création et la diffusion de contenus attractifs pour améliorer leur image auprès des candidats et collaborateurs, tout en veillant à renforcer leur présence sur les plateformes de recrutement et les réseaux sociaux.
La difficile question du choix du prestataire
Externaliser, c’est peut-être une bonne idée. Encore faut-il savoir à qui « confier les clés de votre paie » ! Il n’y a pas de réponse miracle et tout dépend de votre situation (type de mission, taille de votre entreprise, moyens financiers à disposition, localisation géographique…). Voici néanmoins quelques pistes de réflexion.
Expertise et spécialisation
Si vous faites appel à un expert de la paie, assurez-vous que ce soit bien… un expert de la paie ! Pardon pour cette évidence, mais pensez malgré tout à vérifier ses références, les types de projets qu’il a déjà réalisés, les avis clients.
Flexibilité et adaptabilité
Flexibilité et adaptabilité… c’est vrai dans tous les domaines certes, mais dans le domaine RH, c’est un impératif. Vos process, vos systèmes de gestion, vos outils sont uniques. Il est important que votre prestataire puisse ajuster ses services en fonction des contraintes, de l’évolution de vos exigences et de la taille de votre entreprise.
Sécurité des données
Les fonctions RH manipulent des données sensibles. Il est donc primordial que votre prestataire propose des garanties solides en termes de sécurité informatique et de protection des données personnelles (conformité avec le RGPD, gestion des accès, etc.).
Coûts et retour sur investissement
Le coût et ROI… on met ces aspects en quatrième position dans cette liste, mais on sait tous à quel point c’est un critère important. Pour votre prestataire RH comme pour tout autre prestataire, demandez plusieurs propositions (pas uniquement pour l’aspect financier, les prestataires peuvent avoir des approches très différentes).
Accompagnement et communication
Un prestataire efficace est celui qui vous accompagne tout au long du processus et qui est disponible pour répondre à vos questions. Assurez-vous que les modalités de communication sont claires et que les rôles sont bien définis dès le départ pour éviter les malentendus.
Et puis surtout, rencontrez divers prestataires potentiels, que ce soit en présentiel ou en visio, discutez avec eux. Au-delà des propositions chiffrées, du joli site web ou des présentations PowerPoint, le contact reste primordial. Pardon… que dites-vous ? Vous êtes au courant, vous bossez dans les RH ! Ah, au temps pour moi !
Outsourcing RH : maximiser l’efficacité tout en réduisant les coûts
Si vous êtes toujours un DRH débordé (ça n’a pas changé depuis le début de cet article ?), vous savez désormais que plusieurs pistes s’offrent à vous pour externaliser certaines fonctions RH. Qu’il s’agisse de gestion de la paie, de recrutement, ou encore de la gestion des talents, l’externalisation peut véritablement alléger votre quotidien tout en garantissant une gestion efficace et optimisée.
L’objectif principal de cette démarche ? Maximiser l’efficacité des ressources humaines en confiant des tâches techniques ou chronophages à des experts, tout en réduisant les coûts associés à l’internalisation de ces processus.
Pour que l’outsourcing tienne toutes ses promesses, il doit généralement s’inscrire dans une logique de partenariat long terme. Un suivi régulier des performances est nécessaire pour ajuster les services aux évolutions de votre entreprise. En externalisant de façon réfléchie, vous libérez vos équipes des tâches opérationnelles tout en vous assurant une gestion optimale des coûts et des ressources. À terme, c’est toute votre fonction RH qui gagne en agilité et en efficacité. Vous devriez donc être un DRH un tout petit peu moins débordé !