Mypeopledoc
Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?
Comment l’utiliser ?
Comment accéder à votre compte ?
Date de mise à jour : 4 avril 2024
MyPeopleDoc est un coffre-fort digital RH qui permet aux salariés de conserver leurs documents (contrat de travail, fiches de salaire, avenants, attestations employeur, fiches de présence, notes de service…) dans un espace numérique hautement sécurisé.
MyPeopleDoc offre aux salariés (et aux employeurs) tous les avantages d’un coffre-fort digital RH, notamment :
- Stockage et centralisation des documents / fichiers
- Sécurisation des données
- Possibilité pour les salariés d’accéder depuis leur téléphone ou un ordinateur à tous leurs bulletins de paie et à leurs contrats de travail.
1. Présentation de MyPeopleDoc
MyPeopleDoc s’est imposé comme un outil incontournable dans le paysage de la gestion des ressources humaines numériques. Dans ce premier chapitre, nous allons explorer ce que MyPeopleDoc représente, ses objectifs, son évolution, et son rôle dans la transformation digitale des fonctions RH.
Définition et objectif de MyPeopleDoc
MyPeopleDoc n’est pas simplement un lieu de stockage virtuel ; c’est une plateforme stratégique conçue pour répondre aux défis modernes de la gestion de documents RH. En offrant un espace sécurisé où les employés peuvent accéder à des documents importants tels que les contrats de travail, les bulletins de paie et les notes de service, MyPeopleDoc simplifie la vie professionnelle en démocratisant l’accès aux informations essentielles.
La mission de MyPeopleDoc est de transformer la façon dont les entreprises et les employés interagissent avec les documents RH. En remplaçant les archives papier encombrantes et les systèmes de fichiers désorganisés, MyPeopleDoc crée une centralisation harmonieuse, augmentant ainsi l’efficacité et renforçant la conformité avec les réglementations de confidentialité des données comme le RGPD.
Histoire et développement
L’émergence de MyPeopleDoc correspond à une période où la digitalisation est devenue un pilier central pour les entreprises. Né de l’idée que les employés méritent un accès transparent et sécurisé à leurs données professionnelles, MyPeopleDoc a rapidement évolué pour devenir l’un des leaders des coffres-forts numériques RH.
Depuis sa création, MyPeopleDoc a régulièrement intégré de nouvelles fonctionnalités et améliorations basées sur les retours utilisateurs et les avancées technologiques. Son développement reflète un engagement envers l’excellence et l’innovation, veillant à ce que la plateforme reste à la pointe des solutions de gestion documentaire RH.
Transformation digitale et MyPeopleDoc
La digitalisation n’est pas qu’une tendance ponctuelle ; c’est une évolution nécessaire des pratiques professionnelles qui optimise et sécurise la gestion des informations RH. Les nombreux logiciels RH déployés sur le marché depuis le début des années 2000 en est la preuve. MyPeopleDoc est à l’avant-garde de cette révolution, offrant non seulement un lieu de stockage, mais aussi une série d’outils pour une gestion documentaire RH proactive et préventive.
En reconnaissant la centralisation comme un levier de performance, MyPeopleDoc permet aux entreprises de tout secteur et de toute taille de gérer les documents RH avec aisance et assurance. La plateforme soutient une stratégie de gestion des documents basée sur l’accessibilité et la transparence, contribuant ainsi à un environnement de travail équilibré où les salariés se sentent respectés et valorisés.
2. Les fonctionnalités complètes de MyPeopleDoc
Mypeopledoc permet de :
- Transmettre / partager des documents (que ce soit de l’entreprise vers le salarié ou, inversement, du salarié vers l’entreprise).
- Certifier des documents digitaux RH
- Consulter des documents
- Signer un document
- Stocker des documents avec un haut niveau de sécurité
- Accéder à ses documents à tous moments, depuis n’importe où.
Autres spécificités :
- Pour le salarié : jusqu’à 10 Go d’espace de stockage pour les documents personnels.
- Types de fichiers acceptés : il est possible de stocker n’importe quels types de fichiers. Depuis l’application Mypeopledoc elle-même (sans avoir besoin d’un autre logiciel), il est directement possible de lire les fichiers « images » du type : jpg, pnf, gif, pdf.
3. Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique RH ?
La gestion des documents RH est un pilier crucial pour toute entreprise, impactant directement la confidentialité, la conformité, et l’efficacité organisationnelle. Dans ce chapitre, nous explorerons les avantages substantiels qu’un coffre-fort numérique RH comme MyPeopleDoc apporte aux entreprises et à leurs employés.
Digitalisation des données RH
La transition du papier au numérique a remodelé l’administration des ressources humaines, et des outils comme MyPeopleDoc sont au premier plan de cette transformation. La digitalisation des données RH offre une multitude d’avantages immédiats :
– Efficacité Accrue
Les processus automatisés réduisent les tâches administratives répétitives, libérant ainsi du temps pour des tâches à valeur ajoutée.
– Accès et Réactivité
Les employés bénéficient d’un accès instantané à leurs documents, quel que soit leur emplacement, favorisant une plus grande autonomie et réactivité.
Centralisation et accessibilité
Avec MyPeopleDoc, l’accès centralisé aux documents RH est à la portée de tous :
– Point unique d’accès
Tous les documents sont stockés en un seul lieu, ce qui simplifie la recherche et l’accès aux informations essentielles.
– Intégration aux SIRH
MyPeopleDoc s’intègre aisément avec les systèmes RH existants, créant un écosystème unifié pour la gestion des talents, la paie, et plus encore.
Sécurisation des données
La cybersécurité est une préoccupation majeure pour les données RH sensibles. MyPeopleDoc garantit une protection robuste :
– Protection des Données
La plateforme utilise des protocoles de sécurité de pointe pour protéger contre les pertes, les vols et les cyberattaques.
– Conformité avec le RGPD
MyPeopleDoc aide les entreprises à respecter les réglementations strictes en matière de protection des données.
L’Impact de l’accessibilité
L’un des avantages les plus significatifs de MyPeopleDoc est la facilité d’accès :
– Disponibilité Mobile
Les employés peuvent accéder à leurs documents RH via l’application mobile MyPeopleDoc, leur permettant de les consulter à tout moment.
– Résilience Opérationnelle
En cas de perturbation inattendue, comme une pandémie ou une catastrophe naturelle, la continuité des opérations RH est assurée grâce à l’accès distant sécurisé de MyPeopleDoc.
4. Processus d’abonnement et d’accès à MyPeopleDoc
Adopter MyPeopleDoc est une démarche stratégique pour toute entreprise souhaitant moderniser sa gestion RH. Dans ce chapitre, nous allons examiner comment les entreprises et les employés peuvent s’abonner et accéder à MyPeopleDoc, ainsi que les étapes essentielles pour une mise en place réussie.
Qui doit s’abonner : entreprise ou salarié ?
La souscription à MyPeopleDoc est généralement initiée par l’entreprise. En effet, c’est elle qui choisit d’intégrer cette solution pour gérer les documents RH de manière centralisée et sécurisée. Une fois l’abonnement établi par l’entreprise, les employés sont invités à activer leur compte personnel, ce qui leur permet d’accéder à leurs documents à tout moment et en tout lieu.
Étapes pour l’abonnement à MyPeopleDoc
- Souscription de l’Entreprise :
– Visiter le site web de MyPeopleDoc.
– Choisir le forfait qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise.
– Compléter le processus d’inscription en fournissant les informations nécessaires.
- Activation des Employés :
– Les employés reçoivent une invitation par email pour activer leur compte personnel.
– Ils suivent un lien sécurisé pour créer leur identifiant et mot de passe.
– Après activation, ils ont accès à leur coffre-fort numérique personnel.
Processus de connexion détaillé
Pour accéder à MyPeopleDoc, les employés doivent suivre une procédure simple et sécurisée :
- Visite du Site MyPeopleDoc :
– Rendez-vous sur le portail de connexion MyPeopleDoc.
– Saisissez votre identifiant, qui est généralement votre adresse email professionnelle.
- Sécurisation de l’Accès :
– Entrez le mot de passe que vous avez créé lors de l’activation de votre compte.
– Utilisez les mesures de sécurité supplémentaires, comme la vérification en deux étapes, si configurée par votre entreprise.
- Accès aux Documents :
– Une fois connecté, vous aurez accès à tous vos documents RH stockés de manière sécurisée.
– L’interface intuitive vous permet de gérer, télécharger ou partager vos documents selon vos besoins.
5. Structure tarifaire de MyPeopleDoc
Lorsqu’il s’agit de choisir une plateforme numérique RH pour leur entreprise, les responsables RH et les dirigeants d’entreprise doivent examiner attentivement le coût de l’outil. MyPeopleDoc se distingue non seulement par ses fonctionnalités et services mais aussi par sa structure tarifaire compétitive.
Tarif de Base de MyPeopleDoc (à partir de 3 € / mois environ)
Le tarif de MyPeopleDoc démarre à partir d’une base accessible, ce qui permet aux entreprises de toutes tailles d’adopter cette solution sans que cela représente une charge financière conséquente. Pour un coût initial modeste (à partir de 3 € / mois) les organisations peuvent bénéficier d’un large éventail de services couvrant l’ensemble des besoins RH, depuis l’onboarding et l’offboarding jusqu’à la gestion de la paie et des performances.
Tarif Dégressif et Évolutif
Pour les entreprises ayant un grand nombre d’employés ou nécessitant des services plus complexes, MyPeopleDoc peut offrir des tarifs dégressifs ou des plans évolutifs. Ces options permettent aux entreprises de bénéficier de réductions à mesure que leur engagement envers la plateforme s’intensifie ou que leur utilisation s’élargit.
Transparence et Absence de Coûts Cachés
MyPeopleDoc valorise la transparence. Les tarifs sont présentés de manière claire, et il n’y a pas de frais cachés. Les entreprises peuvent prévoir leur budget RH numérique avec précision, sans craindre des dépenses imprévues liées à l’utilisation de la plateforme.
6. Avantages de MyPeopleDoc vs les autres coffres-forts RH.
Dans un marché concurrentiel, il est essentiel de se démarquer. MyPeopleDoc, grâce à ses avantages uniques, se positionne comme une solution de premier plan pour les entreprises qui cherchent à moderniser leur gestion RH. Analysons ce qui distingue MyPeopleDoc des autres options disponibles.
Simplification et accessibilité
MyPeopleDoc est reconnu pour sa capacité à simplifier les processus RH complexes. Les caractéristiques suivantes jouent un rôle crucial :
– Interface utilisateur intuitive
MyPeopleDoc se distingue par sa facilité d’utilisation, permettant aux utilisateurs de naviguer sans difficulté et de trouver rapidement ce qu’ils cherchent.
– Accès multidevice
Contrairement à certaines solutions qui sont limitées à des environnements de bureau, MyPeopleDoc est accessible via divers appareils, y compris les smartphones, ce qui favorise la mobilité et la flexibilité.
Intégration et Personnalisation
La capacité à s’intégrer harmonieusement dans l’écosystème existant d’une entreprise est un atout majeur de MyPeopleDoc :
– Compatibilité avec les SIRH
MyPeopleDoc peut s’intégrer avec la plupart des Systèmes d’Information en Ressources Humaines (SIRH), ce qui permet une transition en douceur vers la digitalisation.
– Personnalisation selon les besoins de l’entreprise / organisation
MyPeopleDoc offre des options de personnalisation qui répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise, renforçant ainsi l’alignement stratégique des outils RH.
Sécurité et Conformité
La protection des données est au cœur des préoccupations de MyPeopleDoc :
– Cryptage avancé
Les données stockées dans MyPeopleDoc bénéficient d’un cryptage avancé, assurant une sécurité maximale.
– Conformité réglementaire
MyPeopleDoc est conçu pour être conforme aux réglementations internationales en matière de protection des données, y compris le RGPD, ce qui rassure les entreprises sur leur respect des normes légales.
Efficacité et coût-efficacité
L’efficacité opérationnelle et les économies réalisées font de MyPeopleDoc une solution attrayante :
– Automatisation des tâches RH
En automatisant les tâches routinières, MyPeopleDoc permet aux équipes RH de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
– Réduction des coûts
Avec MyPeopleDoc, les entreprises économisent sur les coûts d’impression, de stockage et de distribution des documents RH.
Engagement et Satisfaction des Employés
Un coffre-fort RH doit répondre aux attentes des employés :
– Accès Instantané aux documents
Les employés apprécient l’accès instantané à leurs documents importants, ce qui améliore leur engagement et leur satisfaction au travail.
– Empowerment des employés
En donnant aux employés le contrôle de leurs données RH, MyPeopleDoc favorise une culture d’autonomie et de transparence.
Support et formation
Le support et la formation sont des composantes essentielles de l’offre de MyPeopleDoc :
– Support client dédié
MyPeopleDoc fournit une assistance clientèle réactive pour répondre à toutes les questions et aider à résoudre les problèmes rapidement.
– Ressources de formation
Des ressources de formation complètes sont disponibles pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de la plateforme.
7. Les alternatives à Mypeopledoc
Arkevia, n’est, bien entendu, pas le seul coffre fort digital spécifiquement destinés aux documents RH.
Parmi les autres solutions connues, on trouve notamment :
Dans un marché concurrentiel, il est essentiel de se démarquer. MyPeopleDoc, grâce à ses avantages uniques, se positionne comme une solution de premier plan pour les entreprises qui cherchent à moderniser leur gestion RH. Analysons ce qui distingue MyPeopleDoc des autres options disponibles.