L’onboarding : la clé de réussite du recrutement en entreprise

 

Vous venez d’embaucher un nouvel employé dans votre entreprise. En ce moment même, il se retrouve dans un espace de travail dont il ne connaît ni le fonctionnement, ni les règles, ni les collègues, ni les responsabilités. Il vient d’emménager dans une nouvelle ville où il n’a pas encore de domicile et n’a pas encore réussi à se faire des amis. Dans cette situation, comprenez-vous que votre nouvel employé soit bouleversé et anxieux ? Pour y remédier, un seul mot : l’onboarding. Voici ce que vous devez savoir sur ce concept.

 

L’onboarding, qu’est-ce que c’est ?

 

C’est la phase de transition qui permet au nouvel employé de s’intégrer efficacement au sein de l’entreprise. L’objectif est de l’accompagner dans sa compréhension du fonctionnement de l’entreprise, de ses règles et de ses valeurs. Cela lui permettra de se sentir rapidement admis et d’être à l’aise dès la signature de son contrat de travail. Pour ce faire, le nouveau membre doit être bien accueilli, bien informé et bien accompagné pour que l’intégration se fasse dans les meilleures conditions qui soient. Ce processus permet donc à la personne de s’intégrer dès son recrutement aux valeurs, à la culture et à la marque employeur. Ses fondements sont : l’information, l’accompagnement et la cohésion.

 

Quand commence ce processus ?

 

Il commence au moment du recrutement de la personne qui doit être intégrée. Cela peut se faire par un book qui présente le poste, les valeurs, la culture d’entreprise et les processus de travail. La personne recrutée reçoit également une fiche d’accueil pour lui donner toutes les informations utiles pour son arrivée. Il est également possible, voire conseillé, d’organiser une rencontre avec le recruteur, le manager et les différents responsables.

 

Quand finit ce processus ?

 

Il s’arrête à la fin du processus de formation de la personne, pas avant. En effet, dans les premiers temps qui suivent le recrutement, les besoins du nouveau salarié évoluent en fonction de son environnement, il est donc important que l’on soit présent à ses côtés. Ce processus s’arrête lorsque la personne intégrée a acquis les savoirs pour relever les challenges qui lui sont proposés.

 

Quels sont les bénéfices de l’onboarding ?

 

• L’intégration des nouveaux arrivants dans les équipes, en leur faisant sentir qu’ils font vraiment partie de l’entreprise.

• La communication et l’échange entre tous les acteurs de l’entreprise.

• La prise en compte des attentes et besoins des nouveaux arrivants.

• Un plus grand engagement durable des nouvelles recrues dans l’entreprise.

• La stimulation de la créativité de chacun.

• Les personnes intégrées dans une dynamique de groupe et qui sentent qu’elles font partie de l’entreprise sont plus efficaces.

 

Les étapes pour un onboarding réussi

L’onboarding est un processus qui doit être planifié et préparé. Il est conçu pour permettre aux personnes intégrées de réussir dans leur nouveau poste, d’apporter une plus-value et d’être pleinement satisfaites au sein de l’entreprise.

La réussite de ce processus passe par une bonne compréhension de la stratégie, des valeurs et des missions de l’entreprise ainsi que de son fonctionnement. Ce processus se fait en 3 grandes étapes :

• 1/ l’information sur l’entreprise et ses valeurs

La phase de l’information permet de découvrir l’entreprise, ses valeurs et son fonctionnement. Cette acquisition d’information se fait par :

– la lecture de documents relatifs à l’entreprise,

– la consultation des sites internet et des réseaux sociaux de l’entreprise,

– la lecture des journaux, magazines, etc.,

– les rencontres préparatoires avec l’équipe qui va accompagner le nouveau collaborateur.

• 2/ la mise en place d’un plan d’action personnel

La phase de mise en place du plan d’action personnel permet de définir les objectifs de l’entreprise, de réfléchir aux objectifs personnels du collaborateur et à la manière de les concilier.

• 3/ l’accompagnement à la réalisation de ce plan d’action personnel

La phase d’accompagnement permet d’évaluer le chemin parcouru par le collaborateur et de définir une nouvelle trajectoire en fonction des résultats obtenus.

Plus en détail, voici 6 étapes à prendre en compte pour mener à bien ce processus :

 

Trouver le bon profil de la personne à intégrer

La première étape dans la structuration d’un processus d’onboarding consiste à trouver le bon profil. Le terme « profil » renvoie à des caractéristiques qui sont vues comme positives et utiles pour l’entreprise. Cela permet de bien cibler les qualités de la personne intégrée et de répondre aux besoins spécifiques du poste.

Ce premier pas a pour objectif de définir le profil de la personne à intégrer vis-à-vis des attentes de l’entreprise. Ceci rend possible l’établissement d’un premier bilan de compétence du nouvel employé, afin de vérifier s’il correspond aux caractéristiques du poste.

Cela permet également d’identifier les talents et les compétences qui peuvent être développés ou travaillés, dans le but de mettre la personne à l’aise dans ce nouvel environnement.

 

Évaluer le profil de la nouvelle recrue

La deuxième étape consiste à évaluer le profil de la personne intégrée. L’idée est de bien cerner son parcours professionnel, ses compétences et ses motivations. Ce point permet de définir des objectifs précis et réalistes, d’identifier les lacunes et les carences du nouveau collaborateur, mais aussi ses points forts. Cette seconde étape permet également de connaître les principaux facteurs qui jouent sur la motivation de la nouvelle recrue.

 

Définir la stratégie d’intégration

La troisième étape consiste à définir la stratégie d’accueil. Il s’agit de définir le processus de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et les étapes à suivre pour le mener à bien. Aussi, cela permet de définir un plan d’action en fonction des besoins/attentes de la personne intégrée et des objectifs fixés.

Cette étape permet donc d’identifier les leviers à mettre en œuvre, en fonction de la stratégie préalablement définie.

 

Gérer l’incorporation de la nouvelle recrue

La quatrième étape consiste à gérer l’intégration. Elle permet d’analyser le processus d’incorporation et les étapes à suivre en identifiant les points positifs et négatifs, ce qui améliore le processus général d’admission au sein de l’entreprise.

Cette étape permet donc de faire évoluer le projet en fonction des besoins, des objectifs, des attentes et des motivations de la personne intégrée.

 

Évaluer les résultats

La cinquième étape consiste à évaluer les résultats. Elle permet de savoir si l’intégration a été réalisée avec succès.

 

Établir un bilan

La sixième étape consiste à établir un bilan. Elle permet dans un premier temps d’analyser si le processus a réussi. Dans un deuxième temps d’identifier les points positifs et négatifs, afin de dégager un bilan. Elle permet dans un troisième temps d’améliorer constamment le processus.

 

Comment optimiser son onboarding ?

 

Il n’est pas uniquement question d’une présentation ou d’explications, il s’agit avant tout d’aider les personnes recrutées à trouver leur place au sein de l’entreprise.

Ainsi, ce processus apporte de bons résultats si :

• on prend conscience des éléments qui influencent la performance des personnes intégrées,

• on développe un processus qui fait l’objet d’une attention et d’une prise en charge constantes,

• on le considère comme un investissement et non comme une dépense.