En entreprise, l’organigramme fonctionnel est un outil que l’on retrouve très régulièrement, et ce, depuis de nombreuses années. Et pour cause, il permet en un coup d’œil de comprendre facilement le fonctionnement d’une entreprise et d’en identifier les différents acteurs. Il n’est donc pas rare en entreprise de se demander comment créer un organigramme fonctionnel, et c’est justement à cette question que nous allons répondre !
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Celui que l’on appelle organigramme hiérarchique et fonctionnel ou encore organigramme structurel est un modèle d’organigramme pour les entreprises que l’on retrouve très souvent et qui permet d’en comprendre le fonctionnement et surtout le système hiérarchique. En effet, chaque entreprise dispose d’une hiérarchie avec le plus souvent un système assez pyramidal qui permet de connaitre le niveau de responsabilité de chacun. L’organigramme fonctionnel va permettre une illustration de ce système grâce à un schéma simple dans lequel on peut retrouver le nom, mais aussi la fonction ou encore la photo de chaque membre du personnel. Il s’agit d’un outil d’organisation en entreprise très fréquemment utilisé.
Pourquoi est-ce important de créer un organigramme fonctionnel en entreprise ?
Créer un organigramme fonctionnel permet de répondre à plusieurs objectifs précis tels que :
– Améliorer le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise (chacun peut ainsi savoir à qui référer en cas de besoin et avoir une meilleure vision globale de l’endroit où il travaille)
– Guider un nouvel arrivant (il identifie ainsi plus facilement quel membre du personnel est attribué à quel poste)
– Avoir une meilleure compréhension des relations interprofessionnelles
– Analyser les potentiels dysfonctionnements
– Faciliter l’optimisation de l’organisation
– Cerner le fonctionnement de l’entreprise pour les acteurs externes
Dès lors qu’une entreprise commence à prendre de l’ampleur, opter pour un organigramme hiérarchique permet ainsi de remettre les choses à plat et de les rendre facilement compréhensibles pour tous. Par ailleurs, réaliser un organigramme fonctionnel répondra à différentes problématiques très concrètes comme évoquées précédemment. Prendre les devants en amorçant sa création permettra donc de gagner du temps au moment voulu.
Quelles sont les informations à intégrer dans son organigramme fonctionnel ?
Avant de se lancer dans la réalisation de son organigramme fonctionnel, il convient donc de lister les données que l’on souhaite y retrouver pour savoir quelles informations paraitront sur ce dernier. On peut jeter un œil à un exemple d’organigramme fonctionnel afin d’avoir des idées.
Le plus souvent, on retrouvera les noms, prénoms, fonctions et photographies des membres du personnel et de la hiérarchie dans un organigramme d’entreprise. Mais on peut aussi retrouver des informations de contact par exemple ou d’autres types d’informations qui pourront être utiles en fonction de ce à quoi est destiné cet outil.
Définir, mais aussi rassembler les informations souhaitées constitue donc la première étape pour créer un organigramme fonctionnel.
Quel sont les différents style d’organigramme hiérarchique et fonctionnel ?
Vient ensuite le moment de choisir le format de son organigramme. Il existe en effet plusieurs manières de schématiser le fonctionnement d’une entreprise.
L’organigramme en pyramide
Il y a l’organigramme en pyramide qui permet de créer des lignes verticales pour déterminer le rapport de subordination. En d’autres termes, le chef d’entreprise est en haut de ce dernier. Les lignes horizontales permettent quant à elles de connaitre les niveaux hiérarchiques équivalents d’un service à l’autre.
L’organigramme en arbre
Il y a aussi ce que l’on appelle l’organigramme en arbre. Il repose sur le même fonctionnement que le précédent (il correspond exactement à la même organisation d’entreprise. Il s’agit uniquement d’un différence de forme : ce type d’organigramme va se lire de gauche à droite. Les postes à plus haut niveau de responsabilité se trouvent alors à gauche et les rapports de subordination se font en allant vers la droite. Les membres du personnel sur la même ligne verticale ont donc le même niveau de hiérarchie.
L’organigramme replié
Il s’agit d’un modèle à mi-chemin entre la pyramide et l’arbre puisqu’il se lit à la fois de haut en bas et de gauche à droite.
Quels outils utiliser pour réaliser un organigramme structurel ?
Il existe de nombreux outils qui permettent de réaliser un organigramme hiérarchique. Le plus souvent, il est recommandé d’utiliser un modèle déjà conçu et d’y entrer ses données. On évite ainsi les erreurs et de passer trop de temps sur cette tâche. Qui plus est, choisir une méthode simple permettra de facilement mettre le document à jour en fonction des départs, des arrivées, des créations et suppressions de poste, etc.
Des outils simples comme Word ou encore PowerPoint permettent tout à fait d’utiliser des modèles ou templates à télécharger et à personnaliser avec ses propres données. Il s’agit cependant d’un outil avec ses limites et il faudra alors peut-être envisager l’utilisation d’un logiciel dédié si l’on veut bénéficier de plus de souplesse.
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