Qu’est-ce que la GPEC ?

GPEC : définition

Comme son nom l’indique, la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences – ou GPEC – est une démarche qui doit permettre à l’entreprise d’anticiper ses besoins en termes d’emplois, de recrutements et de compétences pour ses collaborateurs.

La GPEC a pour objectif de répondre à des questions telles que :

• Quelles sont les compétences dont nous aurons besoin à moyen terme en fonction de la stratégie de l’entreprise ?
• Devons-nous former des collaborateurs internes et / ou récruter de nouveaux talents pour répondre à ces besoins en nouvelles compétence ?
• Quelles actions mettre en place pour assurer ces formation ou ces recrutement ?

Bien que la GPEC soit un outil destiné aux Ressources Humaines, elle nécessite l’implication de l’intégralité de l’entreprise. En effet, une démarche GPEC se base sur la stratégie d’entreprise à moyen terme (ce qui implique donc tous les aspects de l’entreprise :  finance, marketing, production, commercial, législatif…).

La GPEC est donc un outil de gestion des talents.

Comment prononcer “GPEC” ?

Comme on veut ! La plupart des spécialistes prononcent indifféremment “Gépéque” ou “G.P.E.C.”

GPEC en anglais

Les notions de GPEC ou de GEPP sont très spécifiques à la France.

En anglais, la traduction la plus pertinente de “gestion présvisionnelle des emplois et des compétences” est “strategic workforce planning”

GPEC ou GEPP ?

Depuis 2017, le terme officiel n’est plus GPEC mais GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels). Mais, même si ces concepts sont légèrement différents, dans les faits, les professionnels des RH parlent indifféremment de GPEC ou de GPEC (dans le cadre de cet article, nous considérons que ces deux termes ont une signification identique… que les puriste veuillent bien nous excuser !).

La GPEC : un outil incontournable pour les RH

La GPEC (abréviation de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est une démarche de gestion prospective des ressources humaines qui consiste à anticiper les besoins de l’entreprise (ou de la structure) à 3 niveaux :

• Emplois / métiers
• Effectifs
• Compétences

L’évolution de ces besoins dépend elle-même de 2 principaux types de facteurs :

• L’évolution de l’environnement (concurrentiel, législatif, technologique, évolution de la demande clients…)
• La stratégie de l’entreprise à moyen terme.

La GPEC est donc un outil de pilotage RH.

La GPEC : un outil pour faciliter le dialogue social

La GPEC est également un instrument particulièrement utile dans le cadre du dialogue avec les partenaires sociaux de l’entreprise qui doivent adhérer à la vision et au projet.

Dans les entreprises de 300 salariés et plus, la loi de programmation et de cohésion sociale impose une négociation triennale sur la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences.

Qu’est-ce qu’une compétence ?

Avant d’aller plus loin, il semble nécessaire de définir la notion de compétence. En effet, l’identification des compétences est une étape d’une démarche GPEC.

Mais idenfier une ou des compétences précises n’est pas toujours facile. Tout d’abord, parce que c’est le concept de “compétence” est relativement abstrait, mais aussi parce que la compétence comprend le savoir-faire, les aptitudes, les connaissances et les aptitudes interpersonnelles. Il existe deux types de compétences :

• les compétences techniques, aussi appelées hard skills
• les compétences comportementales, appelées soft skills.

Hardskills

Les compétences techniques sont associées aux savoirs et aux savoir-faire. Chaque poste occupé au sein d’une entreprise nécessite des compétences techniques précises. Par conséquent, ces compétences sont plus facilement identifiables, démontrables et mesurables. Généralement, elles sont acquises et certifiées par une formation académique ou professionnelle.

Exemples de « hardskills » :

• Cloud computing
• Intelligence artificielle
• Conception UX
• Analyse commerciale
• Marketing d’affiliation
• Vente
• Informatique scientifique
• Production vidéo

Softskills

À la différence des compétences techniques, les soft skills ne sont généralement pas acquises dans le cadre de l’enseignement traditionnel ; même si les fondations de certaines d’entre elles s’acquièrent pendant l’enfance et les premières années de socialisation à l’école. Il s’agit d’un ensemble de qualités humaines, de facultés personnelles et interpersonnelles qui dépendent en grande partie du caractère de chacun.

Exemples de softskills :

• Résolution de problèmes complexes
• Pensée critique
• Créativité
• Gestion des équipes
• Coordination du travail
• Intelligence émotionnelle
• Prise de décision
• Service client
• Négociation
• Souplesse cognitive

Les étapes de la mise en place d’une démarche GPEC

Étape 1 : réaliser un état des lieux

Réalisation d’un état des lieux des métiers et emplois de l’entreprise et des compétence correspondantes.

Cet état des lieux correspond donc à une analyse aussi bien qualitative que quantitative (combien de salariés sur tel ou tel métier…)

Étape 2 : anticiper les évolutions des besoins

En fonction de l’évolution potentielle de son marché, de ses concurrents, de la technologie, des éventuelles contraintes législatives…. l’entreprise établie une stratégie à moyen / long terme. On parle bien ici d’une stratégie globale d’entreprise, qui implique tous ses aspects (financiers, marketing, productifs législatifs…)  et pas seulement d’une stratégie RH.

En se basant sur sa stratégie, l’entreprise doit établir des scénarii prédictifs sur l’évolution de ses besoins au niveau des emplois / métiers / compétences dont elle aura besoin dans les 2 à 4 prochaines années.

Au-delà de la prise en compte de la stratégie d’entreprise, le démarche GPEC doit intégrer des aspects tels que :

• La pyramide des âges de ses salariés
• Le turnover au sein de l’entreprise

Ce travail doit permettre d’établir une cartographie des besoins à 3 ans en termes de besoins et de ressources.

Étape 3 : comparer la situation actuelle avec les besoins à long terme

Cette 3ème  étape consiste à mesure l’écart entre la situation actuelle de l’entreprise et ses futurs besoins au niveau des métiers, compétences et effectifs….

Une fois de plus il s’agit d’effectuer des mesure qualitatives et quantitatives.

Ainsi, l’entreprise peut dégager 4 groupes métiers au niveau quantitatif :

• Les métiers « en développement », sur lesquels il sera nécessaire de recruter
• Les métiers « stables »
• Les métiers « en transformation »
• Les métiers « en décroissance »

L’entreprise mène également une analyse qualitative et rapprocher les compétences dont elle aura besoin dans le futur avec celles dont elle dispose aujourd’hui.

Elle est ainsi en mesure d’évaluer les compétences qu’il lui faudra développer ou acquérir.

Étape 4 : plan d’action

Il s’agit de définir, pour les collaborateurs de l’entreprise, les évolutions possibles d’un métier à l’autre et les parcours de formation associés. On parle de « passerelle métier » ou « d’aire de mobilité ». Il s’agit également de prévoir les éventuels futurs besoin en recrutement.

Le plan d’action s’articule donc autour de 3 axes :

• Planifier l’évolution des compétences des collaborateurs
• Faciliter la mobilité des collaborateurs
• Mettre en place une politique de recrutement pertinente.

Même si la loi impose des négociations triennales (pour les entreprises d’au moins 300 salariés), le plan d’action GPEC peut être revu en permanence en fonction de l’évolution du marché et de la stratégie de l’entreprise.

Étape 5 : évaluation, suivi et correction

La GPEC est une démarche continue. Une fois le plan d’actions mis en oeuvre, il faut vérifier que le résultats obtenu correspond bien au besoin présnts de l’entreprise… et, à nouveau, envisager les besoins futurs.

Les outils de la GPEC

Le plan stratégique d’entreprise.

C’est la base de toute la démarche. Pour déterminer vos futurs besoins en emplois et en compétences il est évidemment nécessaire de savoir où va votre entreprise. Les RH doivent donc s’appuyer sur le plan stratégique (généralement un plan « moyen terme », à 3 ans) pour décliner la stratégie en besoins métiers / compétences.

• Quelle croissance prévue pour l’entreprise sur le 3 prochaines années
• Quelles sont les évolutions (techniques, réglementaires, approvisionnement…) prévues sur votre marché et au sein de votre entreprise ?
• L’entreprise envisage-t-elle de développer / commercialiser de nouveaux produits / services (et si oui lesquels ?)
• L’entreprise prévoit-elle d’ouvrir de nouveaux sites de production ou de nouveaux point de vente ?
• Quelle est la stratégie à l’international ?
• …

Sans réponse à ce type de question il n’est pas envisageable de construire une démarche GPEC.

L’organigramme

L’organigramme vous offre une vision globale / synthétique de l’organisation de votre entreprise. C’est le premier outil auquel se référer pour visualiser à quels niveaux de l’entreprise les évolutions prévues auront des conséquences.

La fiche de poste

Description détaillée et exhaustive de chaque poste de l’entreprise. La fiche de poste rassemble des informations telles que :

• Désignation du poste
• Descriptif précis des missions
• Position dans l’organigramme (rapports hiérarchiques)
• La rémunération
• …
• La fiche de poste peut incorporer le « référentiel métier » (voir ci-dessous).

Le référentiel métier (ou référentiel de compétences)

Description précise et exhaustive des compétences / connaissances / savoir-faire (hardskills) / savoir être (softskills) nécessaires pour chaque métier de l’entreprise.

Le référentiel cible (à 3 ans)

La même chose mais pour les métiers de l’entreprise dans 3 ans.

Entretien annuel et entretien professionnel

Lors de ces entretiens, les managers peuvent faire le point sur les objectifs d’acquisition de compétences, envisager des formations, et aussi, évoquer avec le collaborateur les mobilités possibles.

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