Définition de la GED
La GED (acronyme de Gestion Electronique des documents) est l’ensemble des techniques, pratiques et outils / logiciels qui permettent de traiter tous les documents d’une entreprise ou d’une organisation de façon électronique / numérique.
En 2024, la digitalisation est la norme dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Aussi, la GED s’impose comme une solution indispensable pour optimiser la gestion documentaire et arrivé au fameux “zéro papier”.
Au-delà de la simple dématérialisation, La GED s’inscrit dans un écosystème plus large, incluant la gestion de contenu d’entreprise (ECM), la gestion des communications clients (CCM) et l’éditique.
Si la GED concerne tous les secteurs de l’entreprise, elle impacte fortement les RH et plus généralement l’ensemble des services manipulant des documents sensibles.
Les fondamentaux de la GED
La GED représente bien plus qu’une simple solution de stockage numérique. Elle incarne une véritable révolution dans la manière dont les entreprises gèrent leur l’ensemble de ses documents. Si le terme “GED” est le plus couramment utilisé en France, on trouve également l’acronyme GEIDE (Gestion Électronique d’Informations et de Documents d’Entreprise), qui souligne la dimension informationnelle du système.
Du document papier au document numérique
L’évolution vers la GED répond à plusieurs problématiques historiques des entreprises :
- La multiplication exponentielle des documents
- Les coûts croissants de stockage physique
- Les difficultés de recherche et d’accès à l’information
- Les risques de perte ou de détérioration des documents papier
- Les enjeux de confidentialité et de traçabilité
Types de documents gérés par la GED
La GED peut traiter tous types de documents professionnels :
- Documents administratifs (factures, contrats, bulletins de paie)
- Documents commerciaux (devis, bons de commande)
- Documents techniques (plans, notices)
- Documents RH (CV, dossiers du personnel)
- Correspondances (emails, courriers)
- Documents légaux et réglementaires
Les grandes étapes d’un process GED commencent par la création ou l’acquisition du document numérique. Soit le document est directement créé sous forme numérique (c’est souvent le cas aujourd’hui) soit il n’existe que sous forme papier. Dans cette éventualité, une phase de transformation du document papier en document numérique (via un scanner par exemple) est nécessaire.
Cette phase intègre également l’enregistrement du document et son indexation / classement (afin qu’il soit facilement repérable / accessible pour une utilisation future).
Les bénéfices et enjeux de la GED
La GED offre un triple intérêt fondamental, qui justifie son adoption croissante par les organisations de toute taille.
Un gain significatif en efficacité et productivité
La gestion des documents est globalement plus rapide, plus efficace. Il est évidemment plus simple et plus rapide de rechercher un document numérique que de rechercher un document papier dans une salle d’archives. De plus, tous les documents sont centralisés, tous les membres de l’entreprise peuvent, s’ils en ont le droit, accéder à l’ensemble des documents en quelques secondes.
Selon une étude Markess International, les entreprises utilisant une GED constatent :
- Une réduction de 50 à 70% du temps de recherche documentaire
- Une amélioration de 30% de la productivité des équipes
- Une diminution de 25% des erreurs de traitement
Des avantages financiers mesurables
Le gain en efficacité évoqué ci-dessus, le temps gagné, ainsi que le gain en espace de stockage induisent bien entendu une réduction globale des coûts et des gains financiers. Concrètement :
- Réduction des coûts de stockage physique
- Diminution des frais d’impression et de reproduction
- Optimisation des processus de travail
- Économies sur les frais d’envoi et de transport de documents
Un impact environnemental positif
La GED permet une forte diminution de la consommation de papier. Selon l’ADEME :
- Un employé de bureau consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an
- La dématérialisation peut réduire cette consommation de 50 à 70%
- L’empreinte carbone liée au stockage et au transport des documents est significativement réduite
Amélioration de la collaboration et du partage
La centralisation des documents apporte des avantages collaboratifs majeurs :
- Accès simultané aux documents par plusieurs utilisateurs
- Travail à distance facilité
- Meilleur suivi des versions et des modifications
- Partage sécurisé avec les partenaires externes
Conformité et sécurité renforcées
La GED répond aux enjeux réglementaires croissants :
- Respect du RGPD pour les documents personnels
- Traçabilité complète des accès et modifications
- Conservation sécurisée des documents légaux
- Archivage conforme aux normes en vigueur
Le processus complet de la GED
La création et l’acquisition des documents numériques
La création (acquisition) du document numérique suit deux voies possibles. Soit le document est directement créé sous forme numérique (c’est souvent le cas aujourd’hui) soit il n’existe que sous forme papier. Dans cette éventualité, une phase de transformation du document papier en document numérique (via un scanner par exemple) est nécessaire.
Techniques d’acquisition possibles :
- Numérisation unitaire ou par lot
- Capture depuis des emails ou formulaires web
- Import depuis des applications métiers
- Réception via des interfaces EDI
L’indexation et le classement
Cette phase intègre l’enregistrement du document et son indexation / classement (afin qu’il soit facilement repérable / accessible pour une utilisation future).
L’indexation peut être :
- Automatique via OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)
- Basée sur des métadonnées prédéfinies
- Enrichie par des tags et mots-clés
- Organisée selon un plan de classement structuré
La gestion et le stockage
Après la phase de numérisation / indexation, il est nécessaire de gérer la sécurité et les droits d’accès.
Cette étape comprend :
- La définition des droits utilisateurs
- La mise en place de workflows de validation
- Le versioning des documents
- La gestion des durées de conservation
La diffusion et le partage
La diffusion des documents s’effectue que ce soit en mode “push” (par exemple pour diffuser un document à des clients ou collaborateurs de l’entreprise) ou “pull” (lorsqu’un client ou un collaborateur souhaite accéder à un document).
Les méthodes de diffusion incluent :
- Le partage de liens sécurisés
- L’envoi automatisé selon des règles prédéfinies
- L’accès via des portails dédiés
- L’intégration dans des processus métier
L’écosystème autour de la GED
La GED n’est pas un système isolé, mais s’intègre dans un écosystème plus large de gestion de l’information et des communications d’entreprise.
ECM (Enterprise Content Management)
L’ECM représente une approche plus globale que la GED :
- Gestion de tous les types de contenus (pas uniquement documentaires)
- Intégration des contenus web et multimédias
- Workflows complexes et processus métiers
- Collaboration avancée et gestion des connaissances
Points clés de différenciation avec la GED :
- L’ECM englobe la GED mais va au-delà
- Fonctionnalités plus étendues de gestion de contenu
- Capacités de collaboration plus sophistiquées
- Intégration plus poussée avec les systèmes d’information
CCM (Customer Communication Management)
Le CCM (Customer Communication Management) ou Gestion de la Communication Client, est l’évolution naturelle des processus issus de l’éditique. Cette évolution reflète le passage d’une simple production documentaire à une véritable stratégie de communication client multicanal.
Du simple éditique au CCM moderne
- Éditique traditionnelle : production automatisée de documents en masse
- CCM aujourd’hui : plateforme globale de communication client
Principales fonctionnalités :
- Génération automatisée de documents personnalisés
- Gestion des communications sortantes multicanal (email, courrier, SMS, web)
- Templates et modèles de documents intelligents
- Personnalisation avancée basée sur les données client
- Production et diffusion de documents transactionnels
- Suivi et analyse des communications
Intégration des solutions
L’efficacité de cet écosystème repose sur :
- Des connecteurs standardisés
- Des formats d’échange normalisés
- Une gouvernance documentaire unifiée
- Des workflows intégrés
Aspects techniques et sécurité
Infrastructure technique
Solutions de déploiement
- On-premise (sur site)
- Maîtrise totale de l’infrastructure
- Investissement initial important
- Maintenance interne requise
- Cloud (SaaS)
- Flexibilité et accessibilité accrues
- Coûts prévisibles
- Mises à jour automatiques
Standards et formats
Formats de fichiers supportés :
- PDF/A pour l’archivage long terme
- PDF pour les documents courants
- TIFF pour les images haute qualité
- XML pour les données structurées
- Formats bureautiques standards (DOC, XLS, etc.)
Sécurité et confidentialité
Protection des données :
- Chiffrement des documents sensibles
- Sauvegardes régulières
- Protection contre les ransomwares
- Détection des intrusions
Réussir son projet GED
La mise en place d’une GED représente un tournant majeur dans la transformation numérique d’une entreprise. Loin d’être un simple projet technique, il s’agit d’un projet structurant qui impacte l’ensemble des collaborateurs et des processus. La réussite d’un tel projet nécessite donc une approche méthodique et progressive.
Une préparation minutieuse, gage de succès
Avant de se lancer dans le choix d’une solution, il est essentiel de prendre le temps d’analyser l’existant. Cette phase préparatoire permet de dresser un état des lieux précis et d’identifier les besoins réels de l’entreprise.
Les éléments clés à auditer :
- Typologie des documents traités
- Cartographie des processus actuels
- Points de friction dans la gestion documentaire
- Besoins spécifiques par service
Le choix crucial de la solution
Le marché de la GED regorge de solutions aux fonctionnalités variées. Pour faire le bon choix, plusieurs critères doivent être évalués avec attention.
Critères de sélection prioritaires :
- Ergonomie et facilité d’utilisation
- Capacité d’évolution et scalabilité
- Compatibilité avec le SI existant
- Coût global de possession (TCO)
- Qualité du support éditeur
Tendances et évolutions
La GED continue d’évoluer rapidement pour répondre aux nouveaux défis des entreprises et tirer parti des innovations technologiques. L’intelligence artificielle, le cloud et la blockchain transforment progressivement ces solutions, ouvrant de nouvelles perspectives pour la gestion documentaire.
L’intelligence artificielle au service de la GED
L’IA révolutionne la manière dont nous interagissons avec nos documents numériques. Les algorithmes d’apprentissage automatique permettent désormais d’automatiser des tâches auparavant chronophages et répétitives.
Applications concrètes de l’IA :
- Reconnaissance automatique du type de document
- Classification intelligente sans intervention humaine
- Extraction automatique des données clés
- Suggestion de métadonnées pertinentes
- Détection des anomalies et doublons
Le cloud, nouveau standard
Si historiquement les solutions GED étaient principalement installées sur site, le cloud s’impose aujourd’hui comme une évidence pour de nombreuses organisations. Cette évolution répond à plusieurs enjeux contemporains.
Avantages du cloud pour la GED :
- Accessibilité depuis n’importe où
- Collaboration en temps réel
- Mise à jour automatique des fonctionnalités
- Élasticité des ressources
- Coûts proportionnels à l’usage
Mobilité et expérience utilisateur
L’accès mobile aux documents devient une nécessité plutôt qu’un luxe. Les solutions modernes de GED s’adaptent à cette réalité en proposant des interfaces responsives et des applications mobiles dédiées. Les collaborateurs peuvent ainsi consulter, valider ou partager des documents depuis leur smartphone ou leur tablette, en conservant le même niveau de sécurité qu’en environnement bureau.
La blockchain, garante d’intégrité
Une des innovations les plus prometteuses concerne l’utilisation de la blockchain pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents. Cette technologie permet :
- La traçabilité complète des documents
- La certification de l’authenticité
- L’horodatage infalsifiable
- La preuve de possession à instant T
Conclusion
En 2024, il n’est plus question de se demander si la GED est nécessaire, mais plutôt comment la mettre en œuvre efficacement. Au-delà de la simple dématérialisation, la GED représente une véritable révolution dans la manière dont les entreprises gèrent leur patrimoine documentaire. L’objectif d’une entreprise “zéro papier” n’est plus une utopie, mais une réalité accessible grâce à des solutions de plus en plus intelligentes et intuitives.
Face aux défis de la transformation numérique, de la conformité réglementaire et des nouvelles méthodes de travail hybrides, la GED s’impose comme un allié indispensable. Mais attention : son succès repose avant tout sur une mise en œuvre réfléchie et un accompagnement humain adapté. Car si la technologie est un formidable accélérateur, ce sont bien les hommes et les femmes de l’entreprise qui en feront un succès.