Qu’est-ce que la GED ou Gestion Electronique des Documents ?

Définition de la GED

La GED est l’ensemble des techniques, pratiques et outils / logiciels qui permettent de traiter tous les documents d’une entreprise ou d’une organisation de façon électronique / numérique.

L’objectif de la GED est d’arriver à un traitement de document 100 % digital pour une entreprise (ou organisation) « zéro papier ».

Quel est l’intérêt de la Gestion Electronique des Documents ?

La GED offre un triple intêret :

Un gain en efficacité / productivité. La gestion des documents est globalement plus rapide, plus efficace. Il est évidemment plus simple est plus rapide de rechercher un document numérique que de recherches un document papier dans une salle d’archives. De plus tous les documents sont centralisés, tous les membres de l’entreprise, peuvent, s’ils en ont le droit, accéder à l’ensemble des document en quelques secondes

Un gain financier. Le gain en efficacité évoqué ci-dessus, le temps de temps engendrer, ainsi que le gain en espace de stockage induise bien entendu une réduction globale des coûts et des gains financiers.

Un bénéfice écologique. la GED permet un forte diminution de la consommation de papier

Les grandes étapes d’un process GED

1 – La création (acquisition) du document numérique. Soit le document est directement créé sous forme numérique (c’est souvent le cas aujourd’hui) soit il n’existe que sous forme papier. dans cette éventualité une phase de transformation du document papier en document numérique (via un scanner par exemple) est nécessaire.

Cette phase intègre également l’enregistrement du document et son indexation / classement (afin qu’il soit facilement repérable / accessible pour une utilisation future).

2 – La gestion des documents. Après le phase de numérisation / indexation, il est nécessaire de gérer la sécurité et les droits d’accès.

3 – Le stockage des documents

4 – La diffusion des documents que ce soit en mode « push » (par exemple pour diffuser un document à des clients ou collaborateurs de l’entreprise) ou « pull » (lorsqu’un client ou un collaborateur souhaite accéder à un document)