La gestion des Ressources humaines a connu une évolution graduelle au fil des années. Auparavant, elle se cantonnait à l’administration des employés ; désormais, cette discipline inclut une large dimension managériale.
En entreprise, la gestion des RH est assurée par un département ayant à sa tête un directeur.
Les missions sont diverses, et vont du recrutement à l’attribution des tâches.
Le management du temps de travail constitue un des enjeux de cette spécialité. Le manager a la lourde responsabilité de gérer, d’évaluer et de déterminer la productivité de chaque personnel ; ces informations sont directement liées aux aspects stratégiques et économiques de l’entreprise. Heureusement, il est possible d’automatiser cette fonction grâce à un Logiciel Gestion des Temps et des Activités.
La gestion des temps et des activités : présentation
La Gestion des Temps et des Activités en abrégé GTA est une fonctionnalité issue du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH).
Conçue sous la forme d’un progiciel, elle permet de :
– Contrôler le temps de travail réel des employés.
– Gérer les présences et les absences du poste de travail.
– Superviser les activités du personnel.
Le Logiciel GTA peut être utilisé dans le secteur public ou privé, et ne requiert pas un effectif prédéterminé de salariés. Toutefois, le progiciel est très ergonomique. Il s’adapte à la taille de l’entreprise.
Les TPE pourront faire usage des versions simplifiées, contrairement aux grandes compagnies qui opteront pour des structures beaucoup plus complexes.
Nous vivons sous une ère numérique qui a favorisé une forte dématérialisation de la majorité des services ; par conséquent, de nombreuses sociétés ont recours à des solutions logicielles afin de fluidifier le travail à accomplir. D’ailleurs, le SIRH occupe une place incontournable au sein des Ressources humaines.
Ces dernières s’enrichissent progressivement de nouvelles tâches qui n’existaient pas il y a quelques années, telles que la gestion des compétences, la détection des talents ou la mobilité professionnelle.
La gestion des temps et des activités sous l’ère digitale
Le Logiciel GTA offre une vue d’ensemble sur le personnel d’une structure grâce au traitement automatique des données.
Concrètement, il participe à :
L’exécution des tâches chronophages : le personnel gagnera du temps et pourra se focaliser sur les travaux prioritaires.
L’amélioration du climat social : les salariés seront rassurés par cet outil qui évaluera leur productivité réelle.
L’accroissement de la rentabilité de l’entreprise : le Logiciel GTA aidera à d’identifier et à réaffecter les Ressources humaines beaucoup plus efficacement.
La réduction de la paperasse : toutes les données relatives aux employés seront stockées sur des supports numériques, ce qui favorisera la traçabilité, la confidentialité et la sécurité des informations.
L’évaluation de l’activité de l’équipe en temps réel : il sera aisé de détecter des failles à combler au niveau organisationnel.
Les avantages du Logiciel Gestion des Temps et des Activités
Le Logiciel Gestion des Temps et des Activités présentes de nombreux atouts :
1. L’allègement de la gestion des RH
Fini les gigantesques tableaux rédigés à la main ! Le logiciel va organiser et simplifier la production des renseignements relatifs à cette fonction, sans marge d’erreur : la paie, le paiement des heures supplémentaires, les absences non justifiées, les RTT…
2. L’application stricte de la réglementation
Le droit du travail est très complexe ; très souvent, les managers rencontrent de nombreuses difficultés quant à l’implémentation de la législation en vigueur.
Le Logiciel GTA va appliquer et signaler les dérives et les manquements observés.
3. L’amélioration du travail en entreprise
Le Logiciel Gestion des Temps et des Activités favorise une bonne productivité, un management des équipes efficient et une excellente cohésion de groupe.
Les facteurs de réussite d’une digitalisation de la gestion de temps et des activités
Réussir la transition digitale des fonctions RH n’est pas de tout repos. De nombreux facteurs internes et externes peuvent interférer lors du processus de réalisation.
Cependant, le succès de ce projet dépend essentiellement :
– Du temps alloué aux phases de planification et d’élaboration.
– Des rôles affectés aux différents acteurs.
– Des objectifs, des missions et de la finalité du Logiciel Gestion des Temps et des Activités.
– Du niveau de compétence des utilisateurs.
– De la communication interne.
– Du degré d’implication des salariés.
Il est important de souligner que la mise en place de ce progiciel n’est pas du domaine exclusif des Ressources humaines. Tous les employés doivent être rassemblés autour de cette mission commune. Naturellement, les actions à accomplir varient selon les groupes concernés :
1. Les salariés
Ils auront accès au Logiciel Gestion des Temps et des Activités pour effectuer des demandes (congés, arrêts maladie…), suivre leurs activités professionnelles, consulter leur programme de travail, actualiser leurs données personnelles (changement de domicile, statut marital, contact téléphonique…).
2. La direction
En tant que coordonnatrice générale, elle supervise les actions du Logiciel GTA.
Ses missions se portent principalement sur la surveillance du temps de travail général, du calcul des avantages financiers (allocations, primes, frais de missions) et salaires.
3. Les collaborateurs
Ils pourront gérer les présences et les absences de leurs équipes, suivre l’avancée des activités, travailler en adéquation avec le canevas imposé par la hiérarchie.
Le projet d’implémentation du Logiciel GTA dans une société
La concrétisation de la volonté de digitalisation de cette fonction est directement liée aux ressources choisies par les personnes chargées du pilotage du projet. Ces dernières doivent :
– Choisir un personnel compétent et motivé.
– Identifier explicitement les intervenants du système, les objectifs, les champs d’action, les responsabilités.
– Définir clairement les champs d’action.
– Schématiser tous les processus impliqués, y compris ceux des métiers.
– Fluidifier la transmission de l’information dans toutes les strates de l’entreprise.
Recourir à un Logiciel Gestion des Temps et des Activités devient une nécessité dans la mesure où le télétravail se normalise au sein des sociétés. De plus, l’époque durant laquelle les employés étaient tenus à l’œil par les patrons est définitivement révolue. Le présentéisme a clairement démontré ses limites au cours des dernières décennies.
Désormais, un nouveau monde s’ouvre dans le secteur de l’emploi. Il est possible de réduire la durée de certaines tâches incompressibles et d’accroître sa productivité. Le logiciel de gestion des temps et des activités favorisera l’accomplissement de certaines missions connexes, telles que la recherche des talents.
Les critères de choix d’un Logiciel Gestion des Temps et des Activités
Une bonne solution logicielle doit s’adapter en tous points aux éléments suivants :
– Le fonctionnement routinier de l’entreprise (de jour ou de nuit, en présentiel ou à distance).
– Le mode de contrôle des employés.
– Les normes, les accords et les droits (les conventions collectives, les horaires d’arrivée et de départ, le pointage au poste de travail…).
Selon vos besoins, le choix de votre progiciel doit se baser sur les éléments ci-après :
– Les fonctionnalités disponibles (gérer les congés, suivre le temps de travail du personnel, traiter les salaires et les primes financières…).
– La flexibilité, l’adaptation et la polyvalence.
– Les modalités de maintenance (manuelle ou automatique).
– La compatibilité avec les supports (les ordinateurs, les tablettes ou les Smartphones).
– Le degré d’intuitivité des interfaces.
– Le temps gagné après l’implémentation.
– La marge d’erreur et le coût.
– L’ergonomie du progiciel.
En somme, la gestion de temps et des activités est une solution logicielle à adopter dans une entreprise, peu importe sa taille.
Elle permet d’optimiser la durée et le déroulement des activités à des fins d’efficacité et de rentabilité.
Vous réduirez drastiquement la charge de travail de certains collaborateurs, favoriserez la cohésion de groupe et automatiserez entièrement cette fonction.