Les logiciels de gestion des temps et des activités

Utilisez-vous un logiciel pour la gestion des temps et des activités de vos collaborateurs ? Si la réponse est négative, vous faites simplement partie de la majorité des responsables RH français (plus de 80%) pour lesquels cet outil reste un luxe. Pourtant, bien choisi et correctement déployé, une solution de GTA permet d’optimiser la contribution des ressources humaines à la rentabilité de l’entreprise tout en réduisant la pression qui pèse sur vos épaules. Il s’agit ainsi d’une solution à envisager sérieusement. Voici l’essentiel de ce que vous devez savoir sur le sujet.

Logiciel de gestion des temps et des activités : l’outil RH qui monte en puissance

D’après une étude de marché sur la GTA réalisée par Markess, seulement 12% des entreprises françaises employant entre 50 et 1000 employés disposent d’une solution de gestion des temps et des activités. Mais au-delà de ce faible taux d’adoption, l’acquisition de cet outil figure désormais parmi les priorités des décideurs RH. Il devrait ainsi être présent dans la plupart des entreprises, y compris la vôtre, d’ici 2025.

Cette percée attendue s’explique par la combinaison de deux facteurs :

– l’importance des enjeux d’une gestion efficiente des temps et des activités pour l’entreprise ;

– et le caractère chronophage et fastidieux du traitement manuel des tâches liées à cette fonction.

En effet, une GTA efficiente permet à votre entreprise de :

– se conformer aux obligations relatives à la législation du travail et éviter les sanctions en cas de non-respect des droits des travailleurs ;

– maximiser la productivité des collaborateurs grâce à une gestion optimale du temps de travail et des plannings d’activités ;

– assurer du bien-être au travail et augmenter ainsi le niveau d’engagement de ces collaborateurs.

Mais si vous réalisez encore votre gestion des temps manuellement, vous avez certainement à l’esprit les exigences de cette tâche en matière de remplissage et maniement des différents registres, feuilles et fiches. Entre les pointages, le suivi des absences, le calcul des heures de travail et des heures supplémentaires, ou le planning et le suivi des activités, la GTA finit par accaparer vos journées.

Il n’est pas étonnant que l’allègement des tâches de saisie ainsi que l’accélération de la simplification des procédures figurent parmi les trois souhaits prioritaires des responsables RH (Baromètre « Les RH au quotidien » 2023, Éditions Tissot). Forts de cette demande, les logiciels de gestion des temps se sont multipliés sur le marché.

Logiciel GTA : des avantages unanimement reconnus

Des fonctionnalités automatisées et centralisées

Les logiciels de gestion des temps et des activités misent sur l’automatisation de la récolte et du traitement des données ainsi que sur la centralisation pour transformer votre expérience. Vous trouverez parmi les fonctionnalités classiques :

– le suivi des temps de travail (pointages des heures d’arrivée et départ, calcul des heures supplémentaires …) ;

– la gestion des absences et congés ;

– la gestion des plannings ;

– la gestion des activités (temps passés sur chaque activité ou projet) ;

– la production d’analyses et de rapports ;

– les paramétrages en fonction des besoins des utilisateurs ;

– l’intégration au SIRH (système d’information des ressources humaines).

Certaines applications offrent des fonctionnalités plus avancées comme le suivi du télétravail, la gestion de l’annualisation du temps de travail et la gestion des missions.

Des bénéfices avérés pour la performance de la fonction RH

– Le gain de temps

Grâce à l’automatisation des traitements de données et à la décentralisation de leur saisie, l’opération devient moins chronophage. Les calculs sont réalisés par l’application elle-même. Et les données, comme les heures de pointage, les demandes d’absences ou les comptes-rendus d’activités, sont intégrées directement par les collaborateurs concernés et non plus par les responsables RH. Il s’agit d’un changement à fort impact puisque 62% des responsables RH se plaignent du manque de temps pour mener à bien leur projet. Avec un logiciel, vous aurez moins de tâches administratives à assurer et plus de temps pour d’autres missions plus significatives comme l’accompagnement et l’amélioration de la qualité de vie au travail des salariés.

– La fiabilité

Un logiciel de gestion des temps permet de maintenir vos données à jour puisqu’elles bénéficient d’un traitement au fur et à mesure qu’elles sont renseignées. Les calculs automatisés sont exempts d’erreurs humaines. Ils assurent également une prise en compte des obligations légales et contractuelles relatives aux conditions de travail.

Cette fiabilité peut vous épargner des milliers d’euros de pertes liées notamment aux erreurs de décomptes et aux sanctions pour non-respect des droits des travailleurs.

– Le renforcement de l’efficacité du SIRH

L’intégration de la GTA à l’ensemble du SIRH permet à l’ensemble du système de profiter du gain de fiabilité et de fluidité. En effet, les données traitées (heures travaillées, heures supplémentaires, absences …) sont téléversées vers les autres fonctions du système comme celle du service paie. Les tâches de ce dernier se retrouvent simplifiées.

– La facilitation du suivi analytique et l’aide à la décision

L’outil mettra à votre disposition des rapports et analyses sur des éléments comme le temps passé sur une activité, le temps de travail effectif d’un employé ou encore l’absentéisme. Ces informations vous aideront, avec les managers, à évaluer plus précisément les besoins en ressources humaines de chaque activité et la productivité des collaborateurs. Les décisions prises en matière de répartition et mobilisation des ressources seront alors plus pertinentes.

Déploiement d’une solution de gestion des temps et des activités : les bonnes pratiques

Pour maximiser les bénéfices du recours à un logiciel de gestions des temps et des activités, vous devez respecter quelques règles.

– Choisir la solution adaptée aux besoins de l’entreprise

Les solutions disponibles varient d’un ERP (système intégré couvrant plusieurs fonctions, dont la gestion des temps), à un logiciel sur site en passant par le Saas (installé et exploité depuis le Cloud). Les fonctionnalités vont également des plus basiques aux plus avancées, avec des conséquences évidentes sur le coût. Il vous appartient de rentabiliser l’investissement en évaluant vos besoins et en fixant des objectifs et un budget clairs.

Il est recommandé d’analyser les forces et les faiblesses du système de gestion des temps et des activités en place et de cibler les améliorations souhaitées. En termes de coût, il ne faut pas négliger les coûts associés comme les frais de maintenance, de mise à niveau ou d’accompagnement.

– Impliquer les collaborateurs dans le déploiement et accompagner le changement

Comme dans tout changement, l’appropriation de ce nouvel outil passe par l’implication des collaborateurs dans tout le processus. Dès le début, il faut communiquer sur le projet de déploiement d’une GTA digitalisée et en expliquer les avantages. L’inclusion des employés dans l’évaluation des besoins constitue aussi une bonne pratique.

Ensuite, pensez à accompagner le changement à travers des formations, un coaching et un support technique continus ainsi que la valorisation des retours des utilisateurs.

– Sécuriser le déploiement et effectuer un suivi

Il est essentiel de vous assurer, avec le département IT, que le processus de migration vers l’informatisation est sécurisé pour les données et la continuité du service. Il ne suffit pas d’installer la solution et de l’utiliser. Il faut établir un plan et bien identifier et gérer les risques pour le bon fonctionnement du service ressources humaines.

Enfin, vous devez mesurer l’impact du nouveau logiciel sur votre fonction ressources humaines, comparer les résultats et identifier les points d’amélioration.

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