Qu’est-ce que l’ECM ?

ECM : ça veut dire quoi ?

ECM est l’abréviation d’Enterprise Content Management (ou Gestion du Contenu d’Entreprise en français… mais vous savez à quel point nous affectionnons les termes anglo-saxons au sein des entreprises françaises).

Et concrètement… c’est quoi l’ECM ?

L’ECM est un processus qui vise à optimiser la gestion de l’ensemble des documents d’une entreprise (qu’il s’agisse de documents électroniques ou de documents papier).

Il s’agit de mettre en place des processus et des outils qui vont permettre de capturer, stocker, organiser l’ensemble des documents pour, in fine, être capable de délivrer à toutes les personnes (collaborateurs, clients, fournisseurs…) qui en ont besoin.

Point important : l’ECM doit aussi permettre d’automatiser certains processus worflow, d’automatiser le partage et la diffusion de documents.

Si on veut entrer dans le détail, il faut préciser que la GED a notamment pour vocation à prendre en charge l’information « non structurée » (les informations qui ne sont pas encore correctement collectées / digitalisées / structurées au sein d’outils / bases de données). Par exemple, la GED doit prendre en compte les éventuels documents papiers qui restent encore utiliser dans certaines entreprise (ex. : digitalisation d’un bordereau de livraison…)

Quels sont les objectifs ?

• Gain de temps et de productivité

Le principal objectif est bien évidemment un gain de temps et d’efficacité. Tous les collaborateurs (à partir du moment où ils disposent des droits d’accès appropriés), peuvent accéder à tous les documents en quelques secondes, quelques soit le lieu où ils se trouvent.

Au-delà du fait de retrouver n’importe quel document rapidement et facilement, l’automatisation de worflows et l’automatisation du partage de documents (entre collaborateur, clients, partenaires) engendre également d’importants gains de productivité.

• Sécurisation des données

L’ECM permet également de sécuriser les documents (plus de risque de perte ou de destruction).

Quel impact de l’ECM sur les RH et sur le SIRH ?

Au niveau de RH, on peut se demander quelle est la place de l’ECM par rapport au SIRH. Si le SIRH concerne exclusivement les Ressources Humaines, l’ECM concernes tous les départements de l’entreprise. L’ECM n’a pas pour but de remplacer le SIRH, les deux outils sont interconnectés et complémentaires.

L’ECM et la GED : est-ce la même chose ?

L’ECM (Enterprise Content management) et la GED (Gestion Électronique des Documents) sont bien entendu des notions très proches. Néanmoins, il ne s’agit pas exactement de la même chose.

Si la GED a aussi pour but de capturer, stoker et délivrer des documents, elle n’intègre pas les aspects d’automatisation des workflows et de partages automatisés des documents comme le propose l’ECM

La GED est donc « une partie » de l’ECM.

En France, utilisons-nous plus souvent le terme « Enterprise Content Management » ou « Gestion du Contenu d’Entreprise » ?

Termes en anglais ou en français ? Lequel utilisons-nous le plus souvent.

Le tableau ci-dessus donne une réponse claire. L’expression en anglais est clairement beaucoup plus utilisée que l’expression en français.

A noter que l’abréviation GCE (qui pourrait être utilisée pour Gestion du Contenu d’Entreprise) n’a rien à voir avec la thématique qui nous concerne. Cette abréviation correspond au nom d’une entreprise (entrez « GCE » dans Google pour vous en convaincre, les résultats n’ont rien à voir avec la gestion de contenu d’entreprise).